Погашение задолженности подотчетному лицу

Из-за чего ошибаются бухгалтеры, списывая подотчетные суммы. И как этого избежать

После того как работник сдал авансовый отчет, вы его проверили, а руководитель утвердил своей подписью, пора отражать расходы в бухгалтерском и налоговом учете. На словах все просто: оплатили, получили, документально подтвердили — списали. Но, как показывают вопросы, поступающие к нам в редакцию, досадные ошибки встречаются часто. Из-за того что расходы отразили раньше, чем следовало, или документы оформили не по правилам, налоговики при проверке доначисляют налог и штрафы.

Если вы — предприниматель

Данная статья будет полезной, если у вас есть наемные работники и вы выдаете им деньги в подотчет. И не важно, какой у вас объект налогообложения по УСН.

Мы поговорим о наиболее распространенных ошибках, которые могут допускать как «упрощенцы», учитывающие расходы, так и те, кто платит единый налог лишь с доходов. Ведь правильный учет подотчетных сумм влияет на исчисление как «упрощенного» налога, так и НДФЛ и страховых взносов. А наши рекомендации, надеемся, помогут вам правильно разрешать сложные ситуации.

Ошибка № 1 В товарном чеке не расшифровано содержание покупки

Для кого актуально. Для всех «упрощенцев». Составив авансовый отчет, сотрудник приложил к нему чек ККТ на общую сумму и товарный чек. При этом в товарном чеке не указаны конкретные названия приобретенных товаров. А стоит лишь обобщенное наименование, например «канцтовары на сумму 1000 руб.». В чеке ККТ указана также только общая стоимость.

В чем проблема. Не советуем учитывать расходы по документу без названий конкретных товаров. Объясним почему. Все расходы должны быть документально подтверждены (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом документы следует оформлять в соответствии с законодательством РФ. А к обязательным реквизитам первичного документа относятся наименование и количество приобретенных товаров, работ или услуг (подп. 4 и 5 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для товарного чека с обобщенным наименованием товаров это требование не выполняется. Ведь в нем нет названия, количества и стоимости каждого конкретного товара.

Правда, арбитры иногда поддерживают налогоплательщиков, которые учли расходы по документам с общими названиями (см., например, постановление ФАС Поволжского округа от 03.02.2006 № А55-14012/05-32). Но вряд ли хотелось бы судиться из-за проблемы, которую можно своевременно исправить. Причем это актуально не только для «упрощенцев», учитывающих расходы, но и для тех, кто платит налог лишь с доходов. Ведь если расходы подотчетного лица не подтверждены правильно оформленными документами, проверяющие могут доначислить зарплатные налоги.

Важное обстоятельство

Если подотчетник принес товарный чек, в котором указана только общая стоимость покупки, такой документ лучше заменить, обратившись к продавцу еще раз. Или самостоятельно сделать к чеку расшифровку.

Отметим, что описанная проблема актуальна лишь для случая, когда в чеке ККТ нет расшифровки покупок с их стоимостью и количеством — именно тогда потребуется товарный чек с расшифровкой. Если в чеке ККТ указаны названия всех товаров, цены, количество и стоимость, то товарный чек и не потребуется, поскольку вся информация, нужная для учета, уже есть в кассовом чеке. Однако их выдают не все продавцы, а лишь крупные супермаркеты.

Что предпринять. Во-первых, проинструктируйте работников, что в товарном чеке продавец должен перечислить все товары, указав их количество, цену и общую стоимость. И подотчетное лицо обязано сразу проконтролировать, поскольку это и в его интересах. Ведь если налоговики при проверке доначислят с аванса НДФЛ, вы удержите его из зарплаты подотчетника.

Во-вторых, если работник уже принес вам документы с обобщенным названием, попросите его съездить обратно в магазин и поменять бумаги. Продавец, скорее всего, не откажет и перепишет товарный чек. А работник, которому пришлось лишний раз ходить в магазин, запомнит, какие документы нужно получать при покупке.

Если же поменять товарный чек проблематично, есть иной вариант. Пусть подотчетник составит внутренний документ, например расшифровку к товарному чеку. В нем он сам напишет наименование, количество, цену и общую стоимость купленных товаров. Поскольку документ оформлен по всем правилам, предъявляемым к «первичке», проблем с учетом расходов быть не должно. Образец такого документа вы можете посмотреть ниже.

Ошибка № 2 Расходы подотчетного лица оплачены чужой банковской картой

Для кого актуально. Для всех «упрощенцев». Вроде бы все в порядке, работник составил отчет, приложил документы на покупку и оплату. Но при подробном рассмотрении вы заметили, что в чеке ККТ указаны данные банковской карты не самого подотчетника, а кого-то другого, например его родственника. Ведь в чеке ККТ в таком случает указывается ФИО того лица, кому принадлежит карта.

На заметку

Если подотчетный работник оплатил расходы чужой картой, попросите его написать пояснительную записку о том, что деньги владельцу карты за покупку он вернул.

В чем проблема. Будет рискованно оставлять все как есть и принимать отчет только с приложенными подотчетником документами. Вдруг вам попадутся при проверке особенно внимательные инспекторы, которые сочтут, что расходы, оплаченные неизвестно кем, к вашей фирме отношения не имеют. Поэтому их следует исключить из налоговой базы. И включить эту сумму в доход работника, облагаемый НДФЛ, а также начислить с нее страховые взносы.

Что предпринять. Попросите работника написать пояснительную записку. И указать, что покупку делал родственник или друг по его поручению. Дополнительно пусть подотчетник приложит расписку того человека, чьей картой он расплачивался. В расписке друг или родственник подтвердит, что деньги свои он от подотчетного лица получил и никаких претензий не имеет. В этом случае у вас будут доказательства, что расходы действительно оплачены за счет средств вашей фирмы, выданных под отчет. Подобные рекомендации дают, в частности, финансовое и налоговое ведомства (письма Минфина России от 11.10.2012 № 03-03-07/46 и ФНС России от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876). Образцы документов, которые потребуется оформить, мы представили ниже.

Ошибка № 3 Расходы учли вы раньше, чем погасили задолженность перед подотчетником

Для кого актуально. Для плательщиков УСН с объектом доходы минус расходы. Достаточно часто встречается ситуация, когда работник получил деньги под отчет, но на оплату покупки немного не хватило. Поэтому он добавил свои. Соответственно по авансовому отчету получился перерасход.

Читайте так же:  Бланк постановки на воинский учет

В чем проблема. Не учитывайте всю сумму покупки в налоговых затратах при упрощенной системе, пока не рассчитались с подотчетником. Объясним почему. В налоговой базе при УСН отражаются только оплаченные расходы. А они будут оплаченными, когда у фирмы нет задолженности (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). При перерасходе у вас есть долг перед работником. Поэтому неверно учитывать расходы до его погашения.

Что предпринять. Расходы считаются оплаченными, когда вы выдали сумму перерасхода работнику. Это подтверждает также Минфин России в письме от 17.01.2012 № 03-11-11/4. Поэтому если вы рассчитались с подотчетником, выполнили прочие условия и имеете подтверждающие документы, то можете списать всю сумму расходов.

Пример 1. Учет расходов, оплаченных подотчетным лицом личными деньгами

О.И. Гришин, работающий в ООО «Полет», 5 июня получил под отчет 2000 руб. для покупки картриджа для принтера. 8 июня работник приобрел картридж за 2500 руб. (без НДС) и принес в бухгалтерию ООО «Полет» авансовый отчет. К отчету он приложил товарный чек и чек ККТ на покупку картриджа. 9 июня директор ООО «Полет» утвердил отчет, фирма оприходовала картридж и тут же передала его в эксплуатацию, установив на принтер. А 10 июня бухгалтер-кассир выдала О.И. Гришину сумму перерасхода по авансовому отчету — 500 руб. (2500 руб. – 2000 руб.). Когда можно учесть стоимость картриджа в расходах?

Стоимость картриджа для принтера ООО «Полет» вправе отразить в материальных расходах сразу после оприходования имущества и оплаты (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Картридж оприходован 9 июня, а оплачен полностью 10 июня — после погашения задолженности перед работником. По условию, работник приложил к отчету товарный чек и чек ККТ. Этих документов достаточно для учета расходов. Поэтому 10 июня ООО «Полет» впишет в графу 5 Книги учета стоимость картриджа — 2500 руб. Бухгалтерские проводки будут такие:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

— 2000 руб. — выданы деньги под отчет О.И. Гришину;

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71

— 2500 руб. — оприходован картридж, купленный подотчетником;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 10

— 2500 руб. — списан в производство картридж для принтера;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

— 500 руб. — выдана О.И. Гришину сумма перерасхода по авансовому отчету.

Обратите внимание

Расходы по авансовому отчету для работодателя считаются оплаченными только после того, как вы окончательно рассчитаетесь с подотчетным сотрудником (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Если же сумму перерасхода вы возмещаете работнику уже в следующем квартале, для списания расходов при УСН можно не дожидаться полной оплаты, а поступить следующим образом. Спишите стоимость покупки за минусом перерасхода сразу после утверждения авансового отчета. А оставшуюся часть — в день, когда вы выплатите причитающуюся сумму работнику. Разумеется, для учета расходов нужно, чтобы имелись подтверждающие их документы и выполнялись прочие необходимые условия (п. 2 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Ошибка № 4 Вы списали на расходы товар, который еще не поступил

Для кого актуально. Для плательщиков УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. Работник поехал к контрагенту и внес аванс под будущую поставку, потратив деньги, полученные в подотчет. Он должен составить авансовый отчет. Однако документов на покупку у подотчетника еще нет, поскольку товар ему еще не отгружен. Поэтому приложить к авансовому отчету он сможет лишь чек ККТ, квитанцию к приходному кассовому ордеру или иной документ об оплате.

В чем проблема. Вы допустите ошибку, если в налоговой базе при УСН истраченные деньги отразите в качестве расхода на дату утверждения авансового отчета. Ведь полностью затраты еще не подтверждены, подотчетник ничего не купил и не получил, а только внес аванс.

Суть вопроса

Сумму уплаченного работником аванса учитывайте в расходах только после того, как будут получены товары, работы или услуги.

Что предпринять. Учтите расходы в налоговой базе при УСН не на дату утверждения отчета, а позднее. Когда материал будет оприходован, работы или услуги выполнены, а товар получен и затем реализован покупателю (подп. 5 и 23 п. 1 ст. 346.16, подп. 1 и 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). А у вас на руках будут все необходимые документы.

Подсказки от сайта e.26-2.ru

Если сотрудник купил что-то за свои деньги, это не подотчет

Если работник не получал деньги под отчет, а приобрел имущество для фирмы за свои средства, составлять авансовый отчет будет ошибкой. Ведь аванс сотруднику вы не выдавали. Работник просто напишет заявление, в котором попросит возместить его расходы. И приложит документы, подтверждающие покупку. А образец заявления вы можете найти на сайте электронного журнала «Упрощенка» e.26-2.ru. В поисковой строке раздела «Формы» наберите «заявление на возмещение расходов». И нужный вам документ появится в первой строке поиска. Скачав его себе на компьютер, вы сможете сделать шаблон для работников.

Если руководитель одобрит заявление работника, выдайте ему требуемую сумму. Затем отразите покупку в расходах, если все документы в порядке и выполнены условия для учета (ст. 346.16 и 346.17 НК РФ). И сделайте бухгалтерские проводки. При этом для отражения расчетов с сотрудником используйте бухгалтерский счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» здесь не подходит, так как эта операция не относится к подотчету.

Пример 2. Учет аванса, уплаченного подотчетником

В.П. Сидоров, работающий в ООО «Василек», 10 августа получил под отчет наличные в сумме 50 000 руб. на покупку товаров для перепродажи. Однако нужных товаров не оказалось на складе поставщика. Поэтому он ничего не купил, а только заказал эти товары, чтобы получить их через две недели. И 12 августа внес предоплату — 10 000 руб. Что будет в учете ООО «Василек»?

17 августа В.П. Сидоров составил авансовый отчет, приложив к нему документ на уплату аванса 10 000 руб. А оставшиеся 40 000 руб. (50 000 руб. – 10 000 руб.) вернул в кассу. Выданные авансы в налоговом учете при УСН не отражаются. Стоимость товаров фирма отразит в расходах после того, как они будут оприходованы, полностью оплачены и реализованы покупателю (подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

А в бухгалтерском учете ООО «Василек» надо сделать такие проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

— 50 000 руб. — выданы деньги под отчет В.П. Сидорову;

Читайте так же:  Иск об освобождении имущества от ареста образец

ДЕБЕТ 60 субсчет «Авансы выданные» КРЕДИТ 71

— 10 000 руб. — внесена предоплата за товар за счет подотчетных средств;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71

— 40 000 руб. — получен от В.П. Сидорова остаток подотчетной суммы.

Нюансы, требующие особого внимания

Если из документов, приложенных к авансовому отчету, непонятно, что именно покупал работник, в таком виде отчет лучше не принимать. Попросите подотчетника получить у продавца товарный чек или накладную, где будут перечислены все купленные товары с ценой и количеством.

Подотчетные расходы считаются оплаченными работодателем, если сотрудник не вносил свои личные деньги. А если вносил — сначала нужно возместить ему перерасход и только потом учитывать расходы в налоговой базе при УСН.

Если подотчетник оплатил поставщику будущую поставку, отражать расходы в налоговом учете при УСН на дату утверждения отчета нельзя. Дождитесь, пока материалы, работы или услуги будут получены, а товары — еще и реализованы.


Источник: http://e.26-2.ru/396255

СтавАналит

Статьи

Погашение задолженности подотчетных лиц из заработной платы сотрудников в программах 1С:Управление производственным предприятием 8 и 1С:Комплексная автоматизация 8

Автор: Бухгалтер-консультант Смирнова Ольга

В программах 1С:Управление производственным предприятием 8 и 1С:Комплексная автоматизация 8 реализована возможность автоматического учета удержания подотчетных сумм из заработной платы сотрудников организации с помощью документа «Погашение задолженности подотчетных лиц». Документ предназначен только для погашения долга подотчетного лица из зарплаты, далее в бухгалтерском учете этот долг отражается документом «Отражение зарплаты в регламентированном учете» по дебету или кредиту 71 счета.

Правила заполнения документа:

  1. Указываем организацию, месяц, в котором производим удержание подотчетной суммы. Обращаем внимание на дату и время документа – должны быть больше чем дата и время документов учета выдачи и возврата подотчетных средств.
  2. Суммы начислений или удержаний необходимо заполнять по кнопке – Заполнить.

  1. Документ состоит из двух частей:

– Начисления (задолженность перед сотрудником) – в документ выпадет список сотрудников, у которых сумма по документу «Авансовый отчет» превышает сумму выданных под отчет денежных средств. В бухгалтерском учете это остаток по кредиту 71 счета.

Документ делает движение по регистрам:

Сумма начисления отражается в расчетном листке:

– Удержания (задолженность за сотрудником) – в документ выпадет список сотрудников, у которых сумма по документу «Авансовый отчет» меньше суммы выданных под отчет денежных средств. В Бухгалтерском учете это остаток по дебету 71 счета.

Документ делает движение по регистрам:

Сумма удержания попадает в отчет «Расчетный листок организаций»:

Как видите в зависимости от того, какую операцию необходимо произвести формируется удержание или начисление по сотруднику. При помощи данного документа формируется «Ведомость по взаиморасчетам с подотчетными лицами».

Проводки по Бухгалтерскому учету счета 71 на основе данного документа формируются в конце месяца с помощью документа «Отражение заработной платы в регламентированном учете».

Источник: http://www.stavanalit.ru/metod/bukhgalteru/pogashenie-zadolzhennosti-podotchetnyix-licz-iz-zarabotnoj-platyi-sotrudnikov-v-programmax-1s.html

Почта редакции. Использовать КПК для погашения задолженности перед подотчетным лицом по-прежнему нельзя

Использовать КПК для погашения задолженности перед подотчетным лицом по-прежнему нельзя

Ввиду отсутствия денежных средств на текущем счете предприятия директор за собственные деньги приобрел в июле текущего года товарно-материальные ценности для хозяйственных нужд. ТМЦ были оприходованы на основании авансового отчета, что привело к образованию кредиторской задолженности перед ним как перед подотчетным лицом. После стабилизации финансового состояния предприятия директор в сентябре этого года снял с корпоративной платежной карточки наличные в счет погашения указанной задолженности. Соответствуют ли такие хозяйственные операции действующему законодательству?

Ответ на вопрос, можно ли снять наличные с корпоративной платежной карточки и погасить ими ранее образовавшуюся задолженность предприятия перед доверенным лицом — держателем КПК, которое за собственные денежные средства совершило то или иное действие в интересах предприятия без его поручения, но с последующим одобрением, в свое время уже рассматривался на страницах нашего издания (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 18, с. 62 ).

Кратко напомним, что действующее гражданское законодательство (см.

ч. 1 ст. 1160 ГКУ) устанавливает право лица, совершившего действия в имущественных интересах другого лица без его поручения, требовать возмещения фактически произведенных расходов, если они оправданы обстоятельствами, при которых совершены действия. Другими словами, право на указанное возмещение появится у работника только тогда, когда предприятие подтвердит целесообразность понесенных расходов (на практике — в момент утверждения руководителем предприятия авансового отчета). На правомерность такого подхода неоднократно указывали различные госорганы (см., например, письмо НБУ от 01.09.2006 г. № 11-113/3225-9206, письмо Минфина от 28.08.2007 г. № 31-34000-10-25/17266).

В то же время в условиях действия

Положения № 137 погашение задолженности предприятия перед подотчетным лицом путем получения наличных денежных средств с корпоративной платежной карточки не допускалось. Такое погашение можно было произвести только через кассу предприятия.

Объяснялось это тем, что

п. 3.10 Положения № 137 (которое, напомним, на сегодня утратило силу) были определены цели, на которые разрешалось использовать средства с корпоративной карточки. В перечне, приведенном в указанном пункте , такое направление использования наличных, как их снятие с КПК для погашения уже существующей задолженности перед подотчетным лицом, отсутствовало.

п. 3.12 этого же Положения устанавливалось, что средства, списанные с картсчета юридического лица или физического лица — предпринимателя по операциям, осуществленным с использованием корпоративных платежных карточек, считаются выданными под отчет держателю платежной карточки (доверенному лицу). Из содержания этой нормы следовало, что получение наличных с использованием КПК даже тем же лицом, перед которым предприятие уже имеет задолженность за приобретенные им за собственные средства ТМЦ, формально является выдачей таких наличных под отчет с целью выполнения другого гражданско-правового действия, а не погашением существующей задолженности. Это, в свою очередь, требовало от подотчетного лица своевременного предоставления соответствующего отчета об использовании таких средств, что в случае погашения этими средствами возникшей ранее задолженности не могло быть выполнено.

После вступления в силу нового

Положения № 223 закономерным является вопрос о том, разрешается ли сегодня использовать КПК как инструмент для погашения задолженности перед подотчетным лицом . Вынуждены огорчить, однако, несмотря на определенные изменения в правовом режиме использования корпоративных платежных карточек, послаблений в рассматриваемом вопросе не наступило.

Как уже отмечалось (см. статью на с. 4 сегодняшнего номера), отсутствие в новом

Положении правил, устанавливающих основания для снятия наличности по корпоративным платежным карточкам и подотчетность сумм, списанных с картсчета при помощи КПК (аналогичных тем, что содержались соответственно в пп. 3.10 и 3.12 Положения № 137), означает лишь то, что эти ситуации теперь урегулированы общими нормами законодательства о наличных расчетах, которыми и следует руководствоваться.

Читайте так же:  Реструктуризация ипотеки проценты

Как известно, порядок ведения кассовых операций в национальной валюте Украины предприятиями (предпринимателями) установлен на сегодня

Положением № 637, п. 2.12 которого предусмотрено, что физлица — доверенные лица предприятий (юрлиц), которые в соответствии с законодательством Украины получили наличные с карточного счета с применением, в частности, КПК, используют такие средства по назначению без оприходования в кассе. Указанные доверенные лица подают в бухгалтерию предприятия отчет об использовании средств вместе с подтверждающими документами в установленные сроки и порядке, определенном для подотчетных лиц законодательством Украины, а также документы о получении наличных с карточного счета (чек банкомата, копию расходного ордера, справки по установленным формам, слип, квитанцию платежного терминала и т. п.) вместе с неизрасходованным остатком наличности.

Из приведенного выше можно заключить, что, несмотря на отсутствие соответствующих норм в

Положении № 223, статус денежных средств, снятых доверенным лицом с корпоративной платежной карточки, остался прежним. Это значит, что сейчас, как и раньше, требуется обязательное предоставление отчета о таких суммах наличности и не разрешается ими распорядиться иначе, чем использовать на выполнение нового гражданско-правового действия.

Таким образом, в условиях действия

Положения № 223 правовое регулирование операции, описанной в вопросе, не изменилось: использовать КПК для погашения задолженности перед подотчетным лицом нельзя.

Вместе с тем и раньше, и сейчас

имеется возможность направить снятые с КПК денежные средства на погашение старой задолженности, не нарушая законодательные ограничения, если рассматриваемую операцию оформить документально следующим образом: доверенное лицо — держатель КПК снимает деньги с карточки, после чего, сославшись на невозможность выполнения данного ему поручения в силу тех или иных объективных обстоятельств (например, отсутствие необходимого предприятию товара в розничной торговой сети), возвращает их в кассу предприятия как неиспользованный аванс.

п. 2.12 Положения № 637, неизрасходованный остаток наличных, полученных с картсчета предприятия с использованием КПК, возвращается вместе с авансовым отчетом. Излишне израсходованные средства возвращаются подотчетным лицом в кассу или зачисляются на банковский счет предприятия, которое их выдало до или во время предоставления авансового отчета (п.п. 9.10.2 Закона № 889). Напомним, что п. 2.11 Положения № 637 установлен срок выдачи наличных на хозяйственные нужды — не более 2 рабочих дней, включая день получения наличных под отчет.

Возвращенные и оприходованные в кассу наличные можно тут же, не сдавая в банк, выдать по расходному ордеру подотчетному лицу, перед которым имеется задолженность, либо использовать на любые другие цели (для выдачи зарплаты, аванса на командировку, хознужды и т. п.).

В случае если по незнанию или по неосмотрительности предприятие допустило ошибку в использовании корпоративной платежной карточки, а предельный срок возврата снятой с КПК наличности в кассу предприятия уже пропущен, следует помнить

о необходимости уплаты штрафа и налога с доходов физических лиц.

п.п. 9.10.3 Закона № 889 установлено, что если подотчетное лицо возвращает сумму излишне израсходованных средств позже дня подачи отчета, но не позднее отчетного месяца, на который приходится последний день такого предельного срока, то такое лицо уплачивает штраф в размере 15 % суммы излишне израсходованных средств, который взыскивается по процедуре удержания налога, установленной п.п. 9.10.1 этого Закона.

же подотчетное лицо не возвращает сумму излишне израсходованных средств в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок подачи отчета, то, кроме уплаты 15 % штрафа, такая сумма подлежит налогообложению по правилам, установленным п.п. 9.10.1 Закона № 889. При последующем возврате излишне израсходованных сумм перерасчет налоговых обязательств не осуществляется, а сумма штрафа не возмещается. Эти нормы распространяются и на расходы, оплаченные с помощью корпоративных платежных карточек (п.п. 9.10.4 этого Закона).

Как видим, суммы, не возвращенные в установленный срок, признаются доходом подотчетного лица

только в конце месяца, в котором должен быть подан отчет . Размер полученного дохода определяется с учетом п. 3.4 Закона № 889, т. е. с применением «натурального» коэффициента, который применяется и к несвоевременно возвращенным подотчетным суммам.

Источник: http://i.factor.ua/journals/nibu/2010/september/issue-74/article-56907.html

Порядок расчетов с подотчетными лицами — проводки

Учет расчетов с подотчетными лицами — проводки

Видео (кликните для воспроизведения).

Требования к оформлению кассовых операций, в том числе и к выдаче подотчетных сумм, установлены указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У). Но в подотчет деньги можно выдавать не только из кассы.

Подотчетники — это лица, получившие денежные средства от предприятия или ИП на определенные хозяйственные (целевые) нужды и обязанные в установленный срок отчитаться по расходованию таких средств (или вернуть их остаток, если не все средства потрачены).

Подотчетными могут быть:

  • лица, работающие на предприятии или у ИП на постоянной основе;
  • совместители;
  • лица, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера (п. 5 указания № 3210-У).

Денежные средства предприятия в подотчет выдаются:

  • в наличной форме:
  • из кассы предприятия;
  • в безналичной форме:
  • на карту подотчетного лица;
  • на корпоративную карту предприятия, доступ к которой получило подотчетное лицо.

Бухгалтерский учет подотчетных операций имеет широкий спектр возможных проводок. Наиболее часто используемые при расчетах с подотчетными лицами проводки представлены в таблице:

Источник: http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/poryadok_raschetov_s_podotchetnymi_licami_provodki/

Вопрос: Как правильно списать кредиторскую задолженность по счету 71 перед уволенными работниками? Им отправляли письма, но никто не приходит получать причитающиеся им суммы. («В курсе правового дела», N 3, февраль 2010 г.)

Как правильно списать кредиторскую задолженность по счету 71 перед уволенными работниками? Им отправляли письма, но никто не приходит получать причитающиеся им суммы.

Кредиторская задолженность — это неоплаченные обязательства организации. По счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» задолженность образуется, когда сотрудники потратили на выполнение должностных обязанностей личные денежные средства. Например: командированный сотрудник получил деньги под отчет, но, покупая билет до места работы, потратил больше, чем было предварительно рассчитано бухгалтером. Приехав из командировки, оформил авансовый отчет, в котором указал перерасход средств, в результате по счету 71 у организации перед ним образовалась кредиторская задолженность.

Если работник затем уволился и, несмотря на письменные уведомления организации, не пришел за деньгами, то задолженность списывается только по истечении срока исковой давности.

Как известно, общий срок исковой давности составляет 3 года*(1). Течение этого срока начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права*(2).

Суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся на финансовые результаты у коммерческой организации*(3). Следовательно, организация признает в бухучете прочий доход от списания кредиторской задолженности перед бывшими сотрудниками по истечении срока исковой давности в день утверждения приказа руководителя о списании кредиторской задолженности, изданного после инвентаризации. На основании такого приказа бухгалтер делает проводку:

Читайте так же:  Законность увольнения работника

Налогоплательщики при расчете налога на прибыль признают внереализационный доход в виде сумм кредиторской задолженности (обязательства перед кредиторами), списанной в связи с истечением срока исковой давности или по другим основаниям*(4).

Признание доходов — обязанность налогоплательщика, поэтому Минфин России настаивает, что доход от списания кредиторской задолженности признается в том отчетном периоде, когда фактически истек срок исковой давности или наступило другое основание*(5) (независимо от даты утверждения приказа о списании задолженности по результатам проведенной инвентаризации).

При этом специальных разъяснений ответственных министерств о порядке включения в доходы списанной кредиторской задолженности по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» перед бывшими сотрудниками нет. Однако существуют письма о порядке признания дохода в аналогичных случаях. Например, когда бывшие сотрудники не являются за депонированной заработной платой.

У Минфина и фискальных органов нет единого мнения на этот счет. Специалисты Минфина, отвечая на частный запрос налогоплательщика о моменте признания внереализационного дохода при списании депонированной зарплаты*(6), указали, что согласно статье 392 ТК РФ работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение 3 месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права. Значит, признавать доход для целей налогообложения необходимо по истечении 3 месяцев.

ФНС России в письменном разъяснении по аналогичному вопросу*(7) обращает внимание, что право работника на получение заработной платы будет нарушено, если, обратившись за депонированной заработной платой, он получит отказ, и именно со дня получения отказа в выплате, а не со дня возникновения у работодателя кредиторской задолженности по депонированной зарплате начнется течение предусмотренного статьей 392 ТК РФ трехмесячного срока для обращения в суд. При этом срок обращения работника с требованием о выплате депонированной заработной платы законодательством не ограничен.

По мнению налоговой службы, для целей налогообложения прибыли сумма кредиторской задолженности по депонированной зарплате подлежит включению во внереализационные доходы в связи с истечением срока исковой давности, если депонированная зарплата не была востребована работником в течение 3 лет.

На наш взгляд, к подотчетным суммам, невостребованным уволившимися работниками, следует применять рекомендации ФНС России.

Итак, кредиторскую задолженность перед бывшими сотрудниками по счету 71 организация признает прочим доходом в бухгалтерском учете и внереализационным доходом в налоговом учете по истечении 3-летнего срока исковой давности на основании приказа руководителя организации, составленного после проведения инвентаризации.

ведущий эксперт экспертно-консультационного отдела компании ПРАВОВЕСТ

1 февраля 2010 г.

«В курсе правового дела», N 3, февраль 2010 г.

Источник: http://base.garant.ru/5851813/

Задолженность подотчетных лиц в бухгалтерском балансе — актив или пассив

Задолженность подотчетных лиц — актив или пассив — вопрос, с которым сталкивается любой начинающий бухгалтер. Как возникает задолженность подотчетных лиц, на каком счете ведется учет взаиморасчетов с подотчетниками, в какой раздел баланса заносится задолженность — об этом читайте в нашей статье.

Счет учета расчетов с подотчетными лицами

Для учета расчетов с подотчетными лицами используется активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого счета проходят суммы, выданные работнику:

  • авансом на основании его заявления на определенные цели;
  • вследствие перерасхода, когда сотрудник потратил больше, чем взял под отчет.

ВАЖНО! Если сотрудник не брал деньги под отчет, а потратил свои собственные, то он уже не является подотчетным лицом и взаиморасчет с ним по счету 71 не проводится.

О том, как компенсируются деньги, потраченные работником в такой ситуации, читайте в материале «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».

По кредиту счета отражаются суммы, которые были:

  • израсходованы работником согласно авансовым отчетам;
  • возвращены работником в организацию.

Соответственно, дебетовое сальдо по 71-му счету отражает общую сумму долга подотчетных лиц перед предприятием (дебиторскую задолженность), а кредитовое сальдо, наоборот, показывает долг организации перед работниками (кредиторскую задолженность).

Отражение задолженности подотчетных лиц в балансе

В бухгалтерском балансе (форма 1) задолженность по подотчетным суммам, как и всякая иная задолженность, отражается либо в активе баланса (если она дебиторская), либо в его пассиве (если она кредиторская). Сворачивать такое сальдо нельзя.

Подробнее о технике составления бухгалтерского баланса читайте в статье «Порядок составления бухгалтерского баланса (пример)».

Срок погашения задолженности по подотчетным суммам, как правило, не превышает года, поэтому обычно она учитывается как краткосрочная, попадающая в балансе в строки:

В упрощенной форме баланса дебетовое сальдо по счету 71 попадет в строку «Финансовые и другие оборотные активы», а кредитовое – в строку «Кредиторская задолженность».

О том, кому доступно применение бухотчетности упрощенной формы, читайте в материале «Упрощенная бухгалтерская отчетность для малых предприятий 2017–2018».

Итоги

По расчетам с каждым из подотчетных лиц на отчетную дату может иметь место как дебиторская, так и кредиторская задолженность. Как правило, она является краткосрочной и в балансе показывается в составе долгов, подлежащих погашению в ближайшие 12 месяцев, – как в активе, так и в пассиве. Аналогичное правило действует и для организаций, имеющих право на составление упрощенной отчетности.

Источник: http://nalog-nalog.ru/buhgalterskaya_otchetnost/sostavlenie_buhgalterskoj_otchetnosti/zadolzhennost_podotchetnyh_lic_v_buhgalterskom_balanse_aktiv_ili_passiv/

Оптимальный способ погасить задолженность подотчетного лица (О.В. Дунаева, «Зарплата», N 3, март 2014 г.)

Оптимальный способ погасить задолженность подотчетного лица

Нередко подотчетные лица пропускают срок представления авансового отчета, «забывают» о своей задолженности, подолгу не возвращают неиспользованный аванс. Как избежать затягивания расчетов с такими подотчетниками, расскажем в статье.

Выдача наличных денег под отчет работникам регулируется Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П (далее — Положение N 373-П).

При выдаче подотчетных сумм следует соблюдать основные требования, определенные трудовым законодательством и пунктом 4.4 Положения N 373-П:

— выдавать наличные деньги можно только работникам своей компании. Лицам, не заключившим с данной компанией трудовой договор, подотчетные суммы не выдаются (ч. 8 ст. 11 и ч. 1 ст. 20 ТК РФ);

— только при отсутствии задолженности данного подотчетного лица по ранее полученному авансу, срок отчета которого уже прошел;

— в размерах и на срок, определяемых руководителем компании;

— на цели, связанные с деятельностью компании, утвержденные руководителем;

— выданные одному работнику под отчет деньги не могут быть переданы им другому работнику.

Отчитаться и вернуть остаток в установленные сроки

По израсходованным суммам подотчетное лицо обязано представить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который выдан аванс, или со дня выхода на работу (например, после возвращения из командировки) (абз. 2 п. 4.4 Положения N 373-П).

Читайте так же:  Не дают черную зарплату что делать

Если деньги не потрачены, работник обязан вернуть их в кассу компании в срок, установленный руководителем (абз. 2 п. 4.4 Положения N 373-П).

Если установленные сроки прошли, а сотрудник так и не вернул деньги, вся сумма выданного аванса переходит в разряд просроченной дебиторской задолженности.

Примечание. Задолженность — это не доход

Задолженность работника перед работодателем не отвечает критериям дохода, установленным статьей 40 Налогового кодекса, а также не относится к объекту обложения страховыми взносами в соответствии с частью 1 статьи 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ. С суммы задолженности не удерживается НДФЛ, и она не облагается страховыми взносами.

Это правило действует, только если работодатель предпринимает необходимые шаги для возврата выданных работнику денежных средств. Иначе налоговые органы могут потребовать переквалифицировать не возвращенную своевременно подотчетную сумму в беспроцентный заем.

По истечении срока исковой давности (три года) остаток невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Операцию отражают проводкой:

— отражена подотчетная сумма, не возвращенная в установленный срок.

Списанная в дебет 94 счета сумма теряет статус дебиторской задолженности.

Она переходит в разряд доходов подотчетного лица. С этого момента она облагается налогом на доходы физических лиц, страховыми взносами во внебюджетные фонды, в том числе на случай травматизма.

Хороший способ погасить дебиторскую задолженность подотчетника

Погасить дебиторскую задолженность можно следующими способами:

1) работник составляет авансовый отчет и представляет оправдательные документы, подтверждающие использование подотчетного аванса на цели, согласованные с руководителем;

2) работник не отчитался, но добровольно вернул деньги компании;

3) работодатель по своей инициативе удерживает задолженность из заработка работника;

4) работодатель простил долг работнику.

Примечание. Судебная тяжба — тоже вариант

Если пропущен установленный срок, не получено письменное согласие работника, работник отказывается вернуть деньги добровольно, взыскать невозвращенную подотчетную сумму с работника можно принудительно через суд (письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).

В данной статье подробнее рассмотрим порядок удержания задолженности по подотчетным суммам по инициативе работодателя (третий вариант).

Незыблемые нормы удержания из зарплаты

Чтобы удержать деньги из зарплаты работника, надо соблюсти несколько условий, установленных нормами статей 137 и 138 Трудового кодекса.

Во-первых, решение об удержании невозвращенной подотчетной суммы необходимо принять в течение одного месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных денег (ч. 2 и 3 ст. 137 ТК РФ). Оформить данное решение нужно приказом руководителя.

Во-вторых, необходимо, чтобы работник не оспаривал оснований и размеров удержания (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).

В-третьих, общая сумма удержаний не может превышать 20% от суммы заработной платы, оставшейся после обязательных вычетов (например, НДФЛ), то есть от суммы, причитающейся на руки (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).

Таким образом, процесс удержания подотчетного долга может растянуться на несколько месяцев.

Традиционный порядок получения согласия работника на удержание подотчетного долга

Итак, чтобы удержать из зарплаты работника остаток неиспользованного аванса, нужно обязательно получить его письменное согласие.

Трудовым законодательством ни форма согласия, ни момент его получения не определены.

Обычно на практике соблюдение этого условия подтверждается собственноручной надписью работника на приказе об удержании: «С приказом ознакомлен, с суммой и основанием удержания согласен». Рядом работник расписывается и ставит дату. Но никто не запрещает сторонам трудового договора изменить эту практику.

Особая норма в локальном нормативном акте

На основе законодательных норм работодатель вправе разработать и применять локальные нормативные акты, регулирующие взаимоотношения с работниками по различным трудовым вопросам, например по оплате труда, по командировкам, по расчетам с подотчетными лицами (ч. 2 ст. 5 ТК РФ).

В перечне норм положения по расчетам с подотчетными лицами могут быть и такие, которые устанавливают порядок действия сторон в случае возникновения дебиторской задолженности за подотчетным лицом.

В частности, в положении о расчетах с подотчетными лицами можно оговорить следующие моменты:

— срок, на который выдается подотчетный аванс. Его длительность можно обозначить однозначно, например неделя, месяц, 10 рабочих дней, или установить, что руководитель определяет срок в каждом конкретном случае в зависимости от обстоятельств;

— срок возврата неиспользованного остатка подотчетных сумм. Этот вопрос решается аналогично: либо однозначно, например в течение пяти рабочих дней со дня утверждения авансового отчета, либо каждый раз на усмотрение руководителя;

— при непредставлении в установленный срок авансового отчета без уважительной причины (временная нетрудоспособность) выданный аванс подлежит возврату в полной сумме в сроки, предусмотренные данным положением;

— в случае нарушения работником срока возврата неиспользованных подотчетных сумм задолженность удерживается из его зарплаты с соблюдением норм статьи 138 Трудового кодекса.

С положением по расчетам с подотчетными лицами, содержащим такие нормы, необходимо под роспись ознакомить всех подотчетных лиц.

Предварительное согласие на удержание

Для соблюдения трудового законодательства недостаточно установить в локальном нормативном акте норму об удержании из зарплаты неиспользованных подотчетных сумм, нужно еще иметь согласие работника. Его можно оформить заранее так, как показано ниже.

Образец. Согласие на удержание просроченной дебиторской задолженности по подотчетным суммам

Гречкин П.Н. Гречкин

5 марта 2014 года

Генеральному директору ООО «Грант»

от менеджера по продажам

В соответствии с пунктом 6 Положения о расчетах с подотчетными лицами, частями 2 и 3 статьи 137 и частью 1 статьи 138 Трудового кодекса Российской Федерации прошу удерживать из причитающейся мне заработной платы задолженность по подотчетным суммам в случае просрочки ее возврата.

5 марта 2014 года

Если работник отказывается оформить такого рода заявление, не стоит обременять его обязанностями подотчетного лица, поручать выполнение заданий, связанных с расходованием подотчетных сумм, выдавать ему подотчетные авансы.

эксперт журнала «Зарплата»

«Зарплата», N 3, март 2014 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

«Зарплата» — профессиональное практическое издание для бухгалтера и работника отдела кадров. Все материалы и рекомендации журнала нацелены на возможность практического применения, как оперативного, так и долгосрочного.

Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ N ФС77-23886 от 28.03.2006 г., выданное Федеральной службой по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://base.garant.ru/57601285/

Погашение задолженности подотчетному лицу
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here