Отражена недостача денежных средств в кассе

Недостача денежных средств в кассе

Если организация работает с наличными денежными средствами, какой-то процент ошибок практически неизбежен. Особенно часты денежные несоответствия в фирмах, где движение кэша очень обширное, а ответственные за это лица часто меняются, например, в супермаркетах с большим количеством касс, крупных торговых центрах и т.п.

Рассмотрим, как в таких случаях правильно поступить руководству организации, что грозит не уследившему за частью денег кассиру, а также раскроем особенности проведения недостачи через бухгалтерский учет.

Кто может выявить недостачу

Недостача – это выявленное отрицательное несоответствие между показателями финансового учета и фактическим количеством наличных денег в операционной кассе.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если средств больше, чем полагалось бы по документам (положительное несоответствие), речь идет об излишках, поступающих в прибыль организации.

Кто и в ходе каких процедур может обнаружить такое расхождение? Наиболее часто недостача выявляется:

• самим кассиром-операционистом;
• сотрудником, исполняющим кассирские функции;
• непосредственным начальством кассира;
• инвентаризационной комиссией;
• ревизором, проверяющим кассу;
• учредителями или акционерами фирмы;
• вышестоящим руководством;
• аудиторами в ходе внешней проверки.

Все эти лица имеют право на сверку данных учета и подсчет наличности в кассе на требуемый момент на основании пунктов 37 и 38 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 года № 40.

Виновен всегда кассир

Кассиру вверяются на хранение материальные ценности (в данном случае – наличная выручка) на основании заключенного с ним трудового договора.

Ст. 242 ТК РФ говорит о том, что в таких ситуациях на работнике лежит полная материальная ответственность за компенсацию утраченных средств. А ст. 244 обуславливает правомерность заключения такого договора с работниками, занимающими должность кассира, если они достигли возраста совершеннолетия. Кроме кассиров, полная материальная ответственность ложится и на некоторые другие категории работников, предусмотренные Постановлением Минтруда России № 85 от 31 декабря 2002 года.

КСТАТИ! В случае причинения ущерба фирме вина кассира может быть не только в неправомерных действиях, но и в бездействии, а также в халатности и недобросовестном отношении к собственным трудовым обязанностям.

Виды ответственности за недостачу

1. Полная материальная ответственность. Подразумевает возмещение всей недостающей суммы за счет кассира. Если сумма, которую нужно возместить, не больше, чем среднемесячная зарплата виновника, то он должен ее возместить по распоряжению руководства, изданному не позже месяца со дня обнаружения недостачи. Большие суммы взыскиваются только судебным порядком. Для обращения в суд по этому поводу у работодателя есть год.

ВНИМАНИЕ! В суд придется подавать иск, если кассир не согласен добровольно выплатить средства, а также по истечении установленного срока в месяц.

Административный штраф. Кассир своим действием, бездействием или небрежностью нарушил порядок работы с наличностью, значит, может быть подвергнут и административной ответственности. Должностные лица могут заплатить 4–5 тыс. руб., а юридические – 40–50 тыс. руб. – это помимо возмещения самой суммы недостачи.

Дисциплинарное взыскание. Может быть наложено работодателем также, помимо компенсации ущерба. Нерадивому кассиру можно сделать замечание, объявить выговор, а в некоторых случаях без пощады уволить.

Уголовная ответственность. Грозит тем должностным лицам, в отношении которых был доказан умысел их действий. Такими виновными действиями признаются:

• кража – тайное присвоение чужого;
• мошенничество – приобретение права на чужие средства вследствие злоупотребления доверием или обмана;
• растрата – похищение вверенного имущества или средств и последующая реализация, употребление, передача третьим лицам;
• присвоение – неправомерное удерживание в своем пользовании вверенных активов.

Эти действия наказываются, в зависимости от степени тяжести, возможности рецидива и категории виновного сотрудника, либо штрафом, либо обязательными или исправительными работами, либо ограничением свободы, арестом или тюрьмой. Конкретные сроки зависят от вида виновного действия.

Уголовная ответственность за недостачу денег в кассе

№	Вид правонарушения	Санкция	Срок, сумма
1.	Кража	Штраф	До 80 000 руб. или в размере зарплаты или дохода за полгода
		Обязательные работы	До 180 часов
		Исправительные работы	От полугода до года
		Ограничение свободы	До 2 лет
		Арест	От 2 до 4 месяцев
		Лишение свободы	До 2 лет
2.	Мошенничество	Штраф	До 120 000 руб. или в размере годичной зарплаты или других доходов
		Обязательные работы	До 180 часов
		Исправительные работы	От 6 месяцев до года
		Ограничение свободы	До 2 лет
		Арест	От 2 до 4 месяцев
		Лишение свободы	До 2 лет
3	Растрата, присвоение	Штраф	До 120 000 руб. или в размере годичного дохода
		Обязательные работы	До 120 часов
		Исправительные работы	До полугода
		Ограничение свободы	До 2 лет
		Лишение свободы	До 2 лет

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! За любое деяние, предусматривающее уголовную ответственность, виновного можно уволить по инициативе работодателя.

Порядок взыскания недостачи

1. Обнаружение денежного несоответствия в кассе и в бумагах.
2. Запрос объяснительной у кассира. В случае непредоставления или прямого отказа от ее составления – написание специального акта с подписью двух свидетелей.
3. Издание руководством Приказа (распоряжения) о возмещении недостачи.
4. У согласного на добровольное возмещение кассира сумму недостачи спишут с ближайшей зарплаты либо он сам внесет деньги в кассу. Можно договориться о рассрочке.
5. При отказе кассира от возмещения или если сумма велика, руководство обращается в суд.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Работодатель может, рассмотрев обстоятельства и объяснение кассира, совсем отказаться от требования возмещения на любом этапе, частично или в полном объеме.

Когда кассир не виноват

Закон оговаривает некоторые обстоятельства, которые снимают вину и материальную ответственность с кассира. К ним относятся:

• стихийное бедствие, в результате которого касса была повреждена и средства утрачены;
• другое действие неодолимой силы, независимой от кассира (ограбление, похищение средств при транспортировке или передаче в/из банка).

В этом случае акт недостачи фиксируется, помимо обычной процедуры экстренной инвентаризации, еще и актом правоохранительных органов.

Как провести недостачу по бухгалтерии

При вине кассира сумма недостачи не учитывается при налоге на прибыль, поскольку даже при возмещении никакого дополнительного дохода не возникает. А если пришлось требовать сумму по суду, руководство несет расходы на судебные издержки и пошлину: вот их-то можно правомерно включить во внереализационные расходы.

В бухучете для этих операций существуют следующие проводки.

1. При возмещении работником всей суммы недостачи ее проводят по «Прочим доходам» в отчетном периоде, в котором их признал должник или суд:
   • дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
   • дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 – отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо;
   • дебет 70, кредит 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» – сумма удержана из заработной платы кассира или внесена им в кассу.
2. Организация разрешила кассиру не возмещать недостачу. Сумма, ставшая уже безвозвратным ущербом, относится к «Прочим расходам»:
   • дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
   • дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 – отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо;
   • дебет 91-2, кредит 94 – сумма недостачи, не возмещаемая кассиром, признана в составе прочих расходов.
3. Вины кассира нет. Если средства утрачены в результате непреодолимых обстоятельств, а кассир не при чем, то убытки относят ко внереализационным расходам, признаваемым в налогообложении и списываемым на финансовые результаты деятельности фирмы:
   • дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
   • дебет 91-2, кредит 74 – списана недостача с неустановленным виновником.

Источник: http://assistentus.ru/kassa/nedostacha/

Нарушения при ведении кассовых операций

Наталия Никишина, бухгалтер ГОУ СОШ № 213

Казалось бы, что может быть сложного в учете кассовых операций. Однако практика показывает, и в этом разделе бюджетного учета далеко не все так очевидно, как кажется на первый взгляд.

Недостача в кассе

Ситуация. При проведении внезапной ревизии наличных денежных средств в кассе была выявлена недостача.

Ошибка бухгалтера: Недостача была в тот же день списана из кассы на основании расходного кассового ордера (ф. № КО-2) на кассира в дебет счета расчетов по недостачам.

Как правильно: Недостачу наличных денег в кассе следует документально оформлять иначе согласно требованиям Инструкции № 157н.

Комментарий. В описанной ситуации следует обратить внимание на два обстоятельства.

1. Насколько оправдано оформление недостачи на кассира?

Согласно п. 222 Инструкции № 157н аналитический учет по счету 209 00 «Расчеты по ущербу имуществу» ведется в разрезе лиц, ответственных за возмещение причиненного ущерба (виновных лиц). Таким образом, оформив недостачу расходным кассовым ордером (ф. № КО-2) на кассира в дебет счета расчетов по недостачам учреждение «назначило» кассира виновным. Это противоречит принципу презумпции невиновности, закрепленному в ст. 49 Конституции РФ. Согласно указанной статье каждый обвиняемый в совершении преступления считается невиновным, пока его виновность не будет доказана в предусмотренном федеральным законом порядке и установлена вступившим в законную силу приговором суда. Это же утверждают ст. 14 УПК РФ, ст. 1.5 КоАП РФ, ст. 5 УК РФ.

Полная материальная ответственность кассира еще не означает, что он автоматически должен нести ответственность за возмещение ущерба по недостаче. Даже если кассир признает свою вину, возможны разные ситуации. Например, в рамках той же ревизии может быть выявлено наличие неучтенных дубликатов ключей от сейфа. Следовательно, иметь доступ к сейфу мог любой сотрудник. В такой ситуации для определения виновного в недостаче должно быть проведено служебное расследование. Или же дубликаты ключей учтены, хранятся у руководителя, но требования, установленные п. 30 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденных решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 № 40 (учтенные дубликаты ключей хранятся у руководителей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др.), не выполнены. Следовательно, руководитель имел неконтролируемый доступ к содержимому сейфа.

Отразить недостачу наличных денежных средств на счете 0 209 81 000 на кассира учреждения допустимо только после того как его вина будет установлена.

2. Насколько оправдано списание недостачи наличных средств из кассы расходным кассовым ордером (ф. КО-2)?

Согласно пп. 14 и 27 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, постановлению Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций» расходный кассовый ордер (КО-2) применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы.

Само понятие выдачи предполагает, что есть конкретное лицо, которое берет в руки деньги (о чем расписывается и пишет в документе сумму прописью). Но при недостаче никакой «выдачи» не происходит. Если на недостачу оформить Расходный кассовый ордер (ф. № КО-2), то согласно составу его показателей окажется, что кассир получил (графа называется так) деньги из кассы с разрешения руководителя и главного бухгалтера. Если же не заполнить в расходном кассовом ордере (ф. № КО-2) хотя бы одну обязательную графу, то в соответствии с положениями п. 8 Инструкции № 157н такой первичный документ не может быть принят к учету.

Очевидно, что законодательство по учету операций с наличными денежными средствами не учитывает никаких иных вариантов уменьшения ос­татка наличных денежных средств в кассе, кроме выдачи кому-либо (физическому или юридическому лицу (его уполномоченному представителю)). Как и во всех прочих случаях, когда законодательство не устанавливает соответствующей унифицированной формы первичного документа для какой-либо хозяйственной ситуации, возможны два варианта:

• разработать форму первичного документа (с учетом требований п. 7 Инструкции № 157н);
• использовать первичный документ — Справку (ф. 0504833).

Запись о выявленной недостаче также должна быть отражена и в кассовой книге. Пункты 23-24 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации не содержат запрета отражать в кассовой книге иные первичные документы, кроме кассовых ордеров.

Таким образом, для отражения недостачи наличных денежных средств в кассе следовало:

• использовать Справку (ф. 0504833). В соответствии с требованиями п. 8 Инструкции № 157н Справка (ф. 0504833), отражающая движение денежных средств, должна быть подписана руководителем;
• отразить недостачу проводкой: Дебет счета 0 209 81 560 — Кредит счета 0 210 34 610, не указывая в составе аналитических признаков виновное лицо;
• запись об уменьшении остатка наличных денежных средств в кассе в результате недостачи отразить в кассовой книге на основании Справки (ф. 0504833).

Таким же образом следует оформлять документально и иные операции уменьшения остатка наличных денежных средств, не связанные с выдачей:

• уничтожение в результате стихийных бедствий;
• уничтожение в результате террористических актов, иных действий, произведенных вне зависимости от воли учреждения как правообладателя;
• отрицательной курсовой разницы по наличным денежным средствам в иностранной валюте.

Источник: http://www.audit-it.ru/articles/account/assets/a15/400381.html

Отражение в проводках излишков и недостач в кассе

Касса организации предназначена для хранения денежных средств, бланков строгой отчетности, векселей и других денежных документов. Инвентаризация является инструментом для выявления излишков и недостач в кассе организации. Как оформить результаты инвентаризации, какие формируются проводки при выявлении излишков или недостач в кассе — рассмотрим далее.

Правила ревизии кассы

Инвентаризация кассы производится с периодичностью, которая установлена приказом руководства и закреплена в учетной политике предприятия. Этими же нормативными актами закрепляется порядок инвентаризации. Материально ответственным лицом по кассе признается кассир.

Перед инвентаризацией руководитель (директор) издает распоряжение (приказ), в котором указывается дата начала и состав проверяющей комиссии.

В состав комиссии должно входить не менее трех человек. Присутствие МОЛ в списке комиссии обязательно. Кроме этого, желательно присутствие сотрудников СБ и внутреннего аудита (при наличии). При отсутствии подписи даже одного из членов комиссии, инвентаризация признается недействительной.

Перед проверкой кассир прекращает все операции и формирует кассовый отчет.

Пример кассового отчета

В этом отчете отражаются все приходные и расходные ордера, которые, кроме того, должны соответствовать утвержденным формам. Выявленные недостающие или излишние суммы отражаются в учете в периоде проведения ревизии.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

• Бесплатный видео самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3 и 8.2;
• Самоучитель по новой версии 1С ЗУП 3.0;
• Хороший курс по 1С Управление торговлей 11.

• Установление лимита остатка ДС в кассе;
• Несоответствие дат расходных кассовых ордеров и фактической выдачи денег;
• Корректность корреспонденций счетов кассовых документов;
• Вовремя ли депонировались суммы невыплаченной зарплаты.

По итогам инвентаризации составляется акт инвентаризации ИНВ-15. В коммерческих организациях излишки и недостачи списываются на финансовый результат.

Пример акта инвентаризации

Внеплановая ревизия кассы

Инвентаризация кассы может проводиться внепланово, внезапно и без предупреждения, в целях контроля за ответственностью МОЛ. Сроки и порядок внеплановой инвентаризации также устанавливаются нормативными актами предприятия.

Отражение излишков

Пример

В ООО «Маргаритка» в результате инвентаризации наличных средств обнаружен излишек в сумме 1 050 руб.

Бухгалтер делает проводку по выявленным излишкам:

Дт	Кт	Описание операции	Сумма, руб.	Документ
50	91.1	Отражение излишков ДС в кассе	1 050	Бухгалтерская справка

То есть, обнаруженные суммы излишков приходуются в составе внереализационных доходов.

Отражение недостач

Выявленные суммы недостач до уточнения их виновников приходуются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Недостачи, которые нельзя отнести на определенные источники, списываются на счет внереализационных расходов.

Примеры

ООО «Норд-Вест» по результатам инвентаризации в марте 2016 выявило недостачу в кассе в размере 550 руб.

Бухгалтер ООО «Норд-Вест» делает проводку по выявленной недостаче в кассе:

Дт	Кт	Описание операции	Сумма, руб.	Документ
94	50	Отражена сумма недостачи	550	Бухгалтерская справка, ИНВ-15

Виновник недостачи не был обнаружен и было решено списать эту сумму на внереализационные расходы. Сформированы проводки:

Дт	Кт	Описание операции	Сумма, руб.	Документ
91.2	94	Недостача списана на расходы	550	Бухгалтерская справка

В апреле вновь была зафиксирована недостача в сумме 1 000 рублей. В этот раз было принято решение отнести ущерб на счет кассира. Проводки в этом случае:

Дт	Кт	Описание операции	Сумма, руб.	Документ
94	50	Отражена сумма недостачи	1 000	ИНВ-15, бухгалтерская справка
73.2	94	Недостающая сумма списана на расчеты с ответственными лицами	1 000	Бухгалтерская справка
50	73.2	Недостача погашена ответственным лицом	1 000	Приходный кассовый ордер

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Источник: http://buhspravka46.ru/buhgalterskie-provodki/otrazhenie-v-provodkah-izlishkov-i-nedostach-v-kasse.html

Бесплатные юридические консультации

по тел. 8 (800) 500-27-29 (доб. 677) Все регионы! Звонок по России бесплатный!

Какими проводками отражается недостача денежных средств в кассе, выявленная при инвентаризации?

Выявленная в результате инвентаризации недостача денежных средств отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции с кредитом счета 50 «Касса».

Инвентаризация активов и обязательств организации регулируется ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), п. п. 26 — 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.

Порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются организацией ( п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», п. 3.39 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49).

При этом проведение инвентаризации обязательно:

— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);

— при смене материально ответственных лиц; при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

— в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

В ходе инвентаризации проверяется наличие имущества и производится сопоставление данных инвентаризации с данными учета ( ч. 2 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации; п. 3.40 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Недостача денежных средств в кассе, выявленная при инвентаризации, отражается в акте инвентаризации наличных денежных средств ( формы N инв-15 или самостоятельно разработанная форма) ( ч. 1 , 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Расхождения между фактическим наличием наличных денежных средств и данными регистров бухгалтерского учета, выявленные при инвентаризации, регистрируются в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация ( ч. 4 ст. 11 Закона N 402-ФЗ).

Сумма недостачи денежных средств, зафиксированная документально, отражается проводкой ( Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н):

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 50 «Касса», субсчет 50-1 «Касса организации» — отражена недостача денежных средств, выявленная при инвентаризации.

Рекомендуем ознакомиться:

Не нашли ответа на свой вопрос?

Узнайте, как решить

именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта . Или позвоните нам по телефону:
8 (800) 500-27-29 (доб. 677) Все регионы! Звонок по России бесплатный!

Источник: http://urist7.ru/nalog/buxgalterskij-uchet/kakimi-provodkami-otrazhaetsya-nedostacha-denezhnyx-sredstv-v-kasse-vyyavlennaya-pri-inventarizacii.html

Недостача в кассе

У предпринимателей, работающих с денежной наличностью, часто возникает недостача в кассе. Причинами могут быть как халатность кассира, невнимательность, так и умышленные действия. Возмещение убытков может быть возложено на материально ответственное лицо, с которым заключен соответствующий договор.

Условия наступления ответственности работника за недостачу в кассе

При подписании трудового договора с кассиром (старшим кассиром, контролером) должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Работники, с которыми может быть заключен этот договор, а также должности, зафиксированы в Постановлении Минтруда РФ N 85.

Выявить недостачу денежных средств в кассе позволит систематическое проведение проверок. Ревизию проводит комиссия. Ее состав утверждается приказом руководителя организации.

Члены комиссии в присутствии лица, несущего материальную ответственность (кассира, контролера), должны пересчитать денежные средства, имеющиеся в кассе. Далее производится сравнение имеющегося в кассе остатка с остатком денег, указанным в кассовой книге. Комиссия подтверждает факт недостачи. По результатам проверки составляется акт инвентаризации наличных денежных средств по форме ИНВ-15 . В нем надлежит указать:

• материально ответственное лицо;
• состав комиссии;
• сумма денежных средств в кассе, а также средств по учетным документам;
• результаты инвентаризации;
• объяснение причин недостачи;
• решение руководителя организации.

У работника истребуется письменное объяснение. Если он отказывается дать такое объяснение, составляется акт об отказе.

Таким образом была выявлена недостача в кассе. Что делать в этом случае руководству организации?

Порядок возмещения недостачи

Если работник, у которого выявлена недостача, соглашается с возмещением ущерба, денежные средства вычитаются из его заработной платы единовременно или по частям. Убытки возмещаются работником в пределах среднемесячного заработка. Если с ним заключен договор о полной материальной ответственности, ущерб может быть возмещен в полном размере.

Из зарплаты единовременно может быть удержано не более 20 процентов, если имеется исполнительный лист — 50 процентов.

Если работник отказывается от добровольного возмещения ущерба, комиссия устанавливает его причастность к факту содеянного, составляется акт отказа от погашения долга, который направляется руководителю. Последний издает приказ об удержании денег из зарплаты виновного, и бухгалтерия может производить необходимые вычеты.

Важно учитывать, что ущерб может быть возмещен во внесудебном порядке, только если не истек месячный срок с момента окончательного установления его размера. В противном случае взыскание возможно только через суд.

Взыскание недостачи в суде

Возмещение недостачи в кассе с работника в судебном порядке происходит при наступлении следующих событий:

• объем недостачи превышает среднемесячный заработок работника и последний отказывается его возмещать;
• истек месяц с момента установления размера ущерба;
• работник уволился до полного возмещения убытков.

Для обращения в суд необходимо составить исковое заявление и предоставить доказательства:

• трудовой договор;
• договор о материальной ответственности;
• данные бухгалтерского учета;
• акт, подтверждающий возникновение недостачи;
• объяснительная записка от работника (акт об отказе дать объяснения);
• иные доказательства.

Работодатель может обратиться в суд с иском о возмещении ущерба материально ответственным лицом в течение одного года со дня, когда был установлен ущерб.

Источник: http://glavkniga.ru/situations/s505576

Бухгалтерский учет недостачи в кассе, выявленной при инвентаризации наличных денег – проводки, документы

Хозяйствующие субъекты, регулярно и часто выполняющие приходные/расходные транзакции по кассе, сталкиваются иногда с такими ситуациями, когда фактическая величина имеющейся наличности оказывается меньше, чем сумма, фигурирующая в регистрах кассового учета.

Речь идет о так называемых недостачах в операционной кассе. Безусловно, при большом количестве контрагентов и значительном объеме наличных операций предприятию будет сложно полностью исключить возникновение кассовых недостач.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

Необходимо разобраться, что должен предпринимать руководитель организации при выявлении подобных фактов, какие документы необходимо оформлять в этих случаях, кем возмещается сумма недостающей наличности, как можно реально воспрепятствовать возникновению денежных недостач на предприятии.

Что делать работодателю с выявленной при инвентаризации нехваткой денег?

Как правило, недостача наличности в организации выявляется посредством инвентаризации её операционной кассы.

Данная процедура регулярно проводится хозяйствующим субъектом по установленному регламенту.

Необходимость её совершения на предприятии может быть обусловлена, например, формированием годовой финансовой отчетности или иными причинами.

По сути, инвентаризация кассы организации представляет собой ревизию, подсчет и оценку наличных средств.

Прежде всего, проверяется соответствие реальных остатков кассовой наличности сведениям, зафиксированным в учетных регистрах.

Кроме того, хозяйствующим субъектом может осуществляться незапланированная проверка собственной кассы. Подобное мероприятие также нередко способствует выявлению недостачи наличности.

Внеплановые ревизии проводятся в отношении кассы предприятия по следующим возможным причинам:

• Наличие обоснованных подозрений о вероятных хищениях активов организации.
• У хозяйствующего субъекта поменялся собственник.
• Произошло чрезвычайное обстоятельство, стихийное бедствие.
• Сменился материально-ответственный субъект.

Если работодатель инициировал очередную проверку кассы и установил факт недостачи наличности, ему следует осуществить на этом основании ряд конкретных мероприятий.

Для начала требуется получить соответствующие объяснения от уполномоченного кассира.

Чтобы предоставить руководству необходимые разъяснения по поводу обнаруженной недостачи, у сотрудника, отвечающего за операционную кассу, имеется всего лишь два дня.

Работодатель вправе сформулировать данное требование устным распоряжением или письменным документом.

Если же кассир отказывается предоставить руководству какие-либо пояснения по поводу сложившейся ситуации, факт такого отказа обязательно подлежит документальному оформлению – составляется специальный акт.

Следующий этап – проведение работодателем необходимого расследования. Цель данного мероприятия – выяснить причину обнаруженного несоответствия и найти субъекта, виновного в кассовой недостаче.

Если по итогам расследования руководству организации удалось достоверно установить ответственное лицо (сотрудника), чьё действие/бездействие привело к утрате наличности, на виновного субъекта следует наложить надлежащее взыскание.

При этом нужно руководствоваться нормами актуального законодательства. Если такое взыскание налагается, данный факт обязательно оформляется отдельным приказом.

Какие документы нужно оформить?

По итогам ревизии кассы составляется акт, форма которого должна соответствовать стандарту ИНВ-15. Если выявляется недостача наличности, заполнение данного документа имеет свои особенности.

При этом важно не только установить факт отсутствия учтенных денег в кассе, но и достоверно определить причины подобного несоответствия (кража, форс-мажор, пересортица, утрата).

Отчет ИНВ-15 формируется обычно в двух экземплярах: один предоставляется ответственному кассиру, а другой – направляется в бухгалтерию.

Кроме того, руководитель хозяйствующего субъекта оформляет специальный акт, посредством которого ответственный кассир оповещается о выявленной недостаче.

Сотрудник, отвечающий за кассу, по которой инвентаризацией обнаружилось несоответствие, готовит письменную объяснительную.

Если в течение двух дней необходимые пояснения работодателю не предоставляются, требуется сформировать специальный акт, удостоверяющий факт такого отказа.

Скачать образец объяснительной записки от кассира – word.

Затем руководство предприятия проводит специальное расследование выявленной недостачи, по итогам которого вина кассира либо доказывается, либо опровергается.

Если виновность кассира официально подтверждается, на него накладываются финансовые санкции – взыскание, которое оформляется отдельным распорядительным актом работодателя.

Приказ о денежном взыскании содержит сведения о виновнике, дату обнаружения несоответствия по кассе, описание обстоятельств выявления недостачи, а также её размер и способ компенсации (единовременное погашение, рассрочка выплаты, периодические удержания конкретных сумм из зарплаты).

Таким образом, чтобы корректно списать кассовую недостачу или правильно отнести её сумму на счет ответственного сотрудника (кассира), работодателю необходимо подготовить следующие бумаги:

• Акт, подтверждающий достоверность итогов ревизии, по результатам которой обнаружилась кассовая недостача.
• Ведомость проведенной сверки (сличения).
• Ведомость учета итогов проверки.
• Письменные пояснения, предоставленные ответственным кассиром.
• Распорядительный акт руководства о наложении денежного взыскания на лицо, вина которого установлена внутренним расследованием.
• Судебный вердикт (если имеется).
• Решение работодателя о приостановлении процедуры внутреннего расследования (если не удалось установить виновного субъекта).

Образец акта об отсутствии денежных средств

Формируется такой акт по стандарту ИНВ-15. Выявление кассовой недостачи предопределяет следующие особенности его составления:

• Указываются реквизиты хозяйствующего субъекта, регистрационный номер и дата издания приказа о кассовой ревизии, регистрационный номер и дата оформления самого акта ИНВ-15, дата выполнения кассовой инвентаризации. Акт ИНВ-15 оформляется в день выполнения кассовой проверки.
• Основная часть документа содержит детальные сведения об учетной сумме денежной наличности и реальной величине кассового остатка.
• В итогах ревизии фиксируется обнаруженная недостача.
• Обратная сторона составляемого акта содержит сведения о надлежащих пояснениях, предоставленных материально-ответственным субъектом. Кроме того, указывается вердикт работодателя (увольнение/выговор).

Скачать образец акта о недостаче денег в кассе – excel.

Обязан ли кассир возмещать?

Профессиональная деятельность кассира на предприятии имеет непосредственное отношение к работе с наличностью. Безусловно, это предполагает большую ответственность такого сотрудника.

Законодательством РФ регламентирован список должностей, предусматривающих полную материальную ответственность, что означает обязанность соответствующего работника в полном размере компенсировать работодателю причиненный ущерб.

Кассир – должность, которая также относится к данному перечню.

Такое правило устанавливается по Трудовому Кодексу РФ (конкретно – статья 242).

Кассир правомерно освобождается от обязанности компенсировать работодателю кассовую недостачу, если такое несоответствие возникло из-за факторов или обстоятельств, не зависящих от него.

К подобным обстоятельствам относятся форс-мажоры (например, хищения, ограбления), а также катастрофы и иные явления, ставшие прямыми причинами повреждения кассы.

Бухучет и проводки

Если в ходе инвентаризации выявлена недостача денежных средств кассы, то в бухгалтерском учете отражаются соответствующие проводки.

Счета бухучета для отражения недостачи, которая выявлена по кассе, выбираются в зависимости от того, каким образом списывается несоответствие.

Величина недостачи кассовой наличности, причиненной виновными действиями ответственного сотрудника (кассира), не учитывается для целей налогообложения прибыли.

Если работодатель требовал возмещения данной суммы через суд, соответствующие судебные издержки организации могут законно относиться на внереализационные затраты.

Что касается бухучета недостачи, то его специфика будет зависеть от виновности кассира и характера возмещения (списания) соответствующего ущерба.

Операция (описание)	Дебет	Кредит
Кассовая недостача обнаружена в определенном размере	94	50
Сумма выявленного несоответствия относится на виновника	73/2	94
Компенсация ущерба виновником	70	73/2

Если работодатель освобождает виновного сотрудника от обязанности компенсировать выявленное при инвентаризации кассовое несоответствие, сумма такой недостачи становится безвозвратным ущербом и списывается в следующем порядке:

Операция (описание)	Дебет	Кредит
Кассовая недостача обнаружена в определенном размере	94	50
Сумма выявленного несоответствия относится на виновника	73/2	94
Недостача списывается как безвозвратный ущерб	91/2	94

Если вина кассира расследованием не подтверждается, ущерб переносится на финансовые итоги хозяйствующего субъекта и признается по статье его внереализационных затрат, учитываемых для налогообложения:

Как избежать?

Чтобы не допустить возникновения кассовых несоответствий, руководство компании должно предпринять все возможное для профилактики вероятных причин недостач:

• Корректно организовать и оборудовать помещение кассы.
• Внимательно относиться к подбору, проверке, инструктажу кассиров.
• Минимизировать внешние воздействия со стороны природных и иных факторов, способных повредить кассу.
• Обеспечить надежную охрану кассового помещения и денежных ящиков.
• Придерживаться строгих норм и принципов кассовой дисциплины.

Полезное видео

О порядке учета недостачи при инвентаризации и какими проводками отражается, подробно рассказано в данном видео:

Выводы

Кассир организации является материально-ответственным субъектом. Именно он полностью компенсирует кассовую недостачу.

Катастрофы и форс-мажоры, которые привели к утрате/недостаче наличности, рассматриваются как исключения, позволяющие кассиру освободиться от выплаты ущерба.

Недостачи часто обнаруживаются при кассовых инвентаризациях. Факты их выявления и возмещения корректно документируются, а также подлежат бухучету. Виновники ущерба определяются путем расследований.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 467-43-31 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+7 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Источник: http://praktibuh.ru/buhuchet/denezhnye-sredstva/nalichnye/uchet/nedostacha-v-kasse.html