Инвентаризации кассы выявлена недостача

Отражение в проводках излишков и недостач в кассе

Касса организации предназначена для хранения денежных средств, бланков строгой отчетности, векселей и других денежных документов. Инвентаризация является инструментом для выявления излишков и недостач в кассе организации. Как оформить результаты инвентаризации, какие формируются проводки при выявлении излишков или недостач в кассе — рассмотрим далее.

Правила ревизии кассы

Инвентаризация кассы производится с периодичностью, которая установлена приказом руководства и закреплена в учетной политике предприятия. Этими же нормативными актами закрепляется порядок инвентаризации. Материально ответственным лицом по кассе признается кассир.

Перед инвентаризацией руководитель (директор) издает распоряжение (приказ), в котором указывается дата начала и состав проверяющей комиссии.

В состав комиссии должно входить не менее трех человек. Присутствие МОЛ в списке комиссии обязательно. Кроме этого, желательно присутствие сотрудников СБ и внутреннего аудита (при наличии). При отсутствии подписи даже одного из членов комиссии, инвентаризация признается недействительной.

Перед проверкой кассир прекращает все операции и формирует кассовый отчет.

Пример кассового отчета

В этом отчете отражаются все приходные и расходные ордера, которые, кроме того, должны соответствовать утвержденным формам. Выявленные недостающие или излишние суммы отражаются в учете в периоде проведения ревизии.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

• Бесплатный видео самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3 и 8.2;
• Самоучитель по новой версии 1С ЗУП 3.0;
• Хороший курс по 1С Управление торговлей 11.

• Установление лимита остатка ДС в кассе;
• Несоответствие дат расходных кассовых ордеров и фактической выдачи денег;
• Корректность корреспонденций счетов кассовых документов;
• Вовремя ли депонировались суммы невыплаченной зарплаты.

По итогам инвентаризации составляется акт инвентаризации ИНВ-15. В коммерческих организациях излишки и недостачи списываются на финансовый результат.

Пример акта инвентаризации

Внеплановая ревизия кассы

Инвентаризация кассы может проводиться внепланово, внезапно и без предупреждения, в целях контроля за ответственностью МОЛ. Сроки и порядок внеплановой инвентаризации также устанавливаются нормативными актами предприятия.

Отражение излишков

Обнаружение излишков по итогам инвентаризации кассы никаких последствий для материально ответственного лица не несет.

Пример

В ООО «Маргаритка» в результате инвентаризации наличных средств обнаружен излишек в сумме 1 050 руб.

Бухгалтер делает проводку по выявленным излишкам:

Дт	Кт	Описание операции	Сумма, руб.	Документ
50	91.1	Отражение излишков ДС в кассе	1 050	Бухгалтерская справка

То есть, обнаруженные суммы излишков приходуются в составе внереализационных доходов.

Отражение недостач

Выявленные суммы недостач до уточнения их виновников приходуются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Недостачи, которые нельзя отнести на определенные источники, списываются на счет внереализационных расходов.

Примеры

ООО «Норд-Вест» по результатам инвентаризации в марте 2016 выявило недостачу в кассе в размере 550 руб.

Бухгалтер ООО «Норд-Вест» делает проводку по выявленной недостаче в кассе:

Дт	Кт	Описание операции	Сумма, руб.	Документ
94	50	Отражена сумма недостачи	550	Бухгалтерская справка, ИНВ-15

Виновник недостачи не был обнаружен и было решено списать эту сумму на внереализационные расходы. Сформированы проводки:

Дт	Кт	Описание операции	Сумма, руб.	Документ
91.2	94	Недостача списана на расходы	550	Бухгалтерская справка

В апреле вновь была зафиксирована недостача в сумме 1 000 рублей. В этот раз было принято решение отнести ущерб на счет кассира. Проводки в этом случае:

Дт	Кт	Описание операции	Сумма, руб.	Документ
94	50	Отражена сумма недостачи	1 000	ИНВ-15, бухгалтерская справка
73.2	94	Недостающая сумма списана на расчеты с ответственными лицами	1 000	Бухгалтерская справка
50	73.2	Недостача погашена ответственным лицом	1 000	Приходный кассовый ордер

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Источник: http://buhspravka46.ru/buhgalterskie-provodki/otrazhenie-v-provodkah-izlishkov-i-nedostach-v-kasse.html

Бухгалтерский учет недостачи в кассе, выявленной при инвентаризации наличных денег – проводки, документы

Хозяйствующие субъекты, регулярно и часто выполняющие приходные/расходные транзакции по кассе, сталкиваются иногда с такими ситуациями, когда фактическая величина имеющейся наличности оказывается меньше, чем сумма, фигурирующая в регистрах кассового учета.

Речь идет о так называемых недостачах в операционной кассе. Безусловно, при большом количестве контрагентов и значительном объеме наличных операций предприятию будет сложно полностью исключить возникновение кассовых недостач.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

Необходимо разобраться, что должен предпринимать руководитель организации при выявлении подобных фактов, какие документы необходимо оформлять в этих случаях, кем возмещается сумма недостающей наличности, как можно реально воспрепятствовать возникновению денежных недостач на предприятии.

Что делать работодателю с выявленной при инвентаризации нехваткой денег?

Как правило, недостача наличности в организации выявляется посредством инвентаризации её операционной кассы.

Данная процедура регулярно проводится хозяйствующим субъектом по установленному регламенту.

Необходимость её совершения на предприятии может быть обусловлена, например, формированием годовой финансовой отчетности или иными причинами.

По сути, инвентаризация кассы организации представляет собой ревизию, подсчет и оценку наличных средств.

Прежде всего, проверяется соответствие реальных остатков кассовой наличности сведениям, зафиксированным в учетных регистрах.

Кроме того, хозяйствующим субъектом может осуществляться незапланированная проверка собственной кассы. Подобное мероприятие также нередко способствует выявлению недостачи наличности.

Внеплановые ревизии проводятся в отношении кассы предприятия по следующим возможным причинам:

• Наличие обоснованных подозрений о вероятных хищениях активов организации.
• У хозяйствующего субъекта поменялся собственник.
• Произошло чрезвычайное обстоятельство, стихийное бедствие.
• Сменился материально-ответственный субъект.

Если работодатель инициировал очередную проверку кассы и установил факт недостачи наличности, ему следует осуществить на этом основании ряд конкретных мероприятий.

Для начала требуется получить соответствующие объяснения от уполномоченного кассира.

Чтобы предоставить руководству необходимые разъяснения по поводу обнаруженной недостачи, у сотрудника, отвечающего за операционную кассу, имеется всего лишь два дня.

Работодатель вправе сформулировать данное требование устным распоряжением или письменным документом.

Если же кассир отказывается предоставить руководству какие-либо пояснения по поводу сложившейся ситуации, факт такого отказа обязательно подлежит документальному оформлению – составляется специальный акт.

Следующий этап – проведение работодателем необходимого расследования. Цель данного мероприятия – выяснить причину обнаруженного несоответствия и найти субъекта, виновного в кассовой недостаче.

Если по итогам расследования руководству организации удалось достоверно установить ответственное лицо (сотрудника), чьё действие/бездействие привело к утрате наличности, на виновного субъекта следует наложить надлежащее взыскание.

При этом нужно руководствоваться нормами актуального законодательства. Если такое взыскание налагается, данный факт обязательно оформляется отдельным приказом.

Какие документы нужно оформить?

По итогам ревизии кассы составляется акт, форма которого должна соответствовать стандарту ИНВ-15. Если выявляется недостача наличности, заполнение данного документа имеет свои особенности.

При этом важно не только установить факт отсутствия учтенных денег в кассе, но и достоверно определить причины подобного несоответствия (кража, форс-мажор, пересортица, утрата).

Отчет ИНВ-15 формируется обычно в двух экземплярах: один предоставляется ответственному кассиру, а другой – направляется в бухгалтерию.

Кроме того, руководитель хозяйствующего субъекта оформляет специальный акт, посредством которого ответственный кассир оповещается о выявленной недостаче.

Сотрудник, отвечающий за кассу, по которой инвентаризацией обнаружилось несоответствие, готовит письменную объяснительную.

Если в течение двух дней необходимые пояснения работодателю не предоставляются, требуется сформировать специальный акт, удостоверяющий факт такого отказа.

Скачать образец объяснительной записки от кассира – word.

Затем руководство предприятия проводит специальное расследование выявленной недостачи, по итогам которого вина кассира либо доказывается, либо опровергается.

Если виновность кассира официально подтверждается, на него накладываются финансовые санкции – взыскание, которое оформляется отдельным распорядительным актом работодателя.

Приказ о денежном взыскании содержит сведения о виновнике, дату обнаружения несоответствия по кассе, описание обстоятельств выявления недостачи, а также её размер и способ компенсации (единовременное погашение, рассрочка выплаты, периодические удержания конкретных сумм из зарплаты).

Таким образом, чтобы корректно списать кассовую недостачу или правильно отнести её сумму на счет ответственного сотрудника (кассира), работодателю необходимо подготовить следующие бумаги:

• Акт, подтверждающий достоверность итогов ревизии, по результатам которой обнаружилась кассовая недостача.
• Ведомость проведенной сверки (сличения).
• Ведомость учета итогов проверки.
• Письменные пояснения, предоставленные ответственным кассиром.
• Распорядительный акт руководства о наложении денежного взыскания на лицо, вина которого установлена внутренним расследованием.
• Судебный вердикт (если имеется).
• Решение работодателя о приостановлении процедуры внутреннего расследования (если не удалось установить виновного субъекта).

Образец акта об отсутствии денежных средств

Формируется такой акт по стандарту ИНВ-15. Выявление кассовой недостачи предопределяет следующие особенности его составления:

• Указываются реквизиты хозяйствующего субъекта, регистрационный номер и дата издания приказа о кассовой ревизии, регистрационный номер и дата оформления самого акта ИНВ-15, дата выполнения кассовой инвентаризации. Акт ИНВ-15 оформляется в день выполнения кассовой проверки.
• Основная часть документа содержит детальные сведения об учетной сумме денежной наличности и реальной величине кассового остатка.
• В итогах ревизии фиксируется обнаруженная недостача.
• Обратная сторона составляемого акта содержит сведения о надлежащих пояснениях, предоставленных материально-ответственным субъектом. Кроме того, указывается вердикт работодателя (увольнение/выговор).

Скачать образец акта о недостаче денег в кассе – excel.

Обязан ли кассир возмещать?

Профессиональная деятельность кассира на предприятии имеет непосредственное отношение к работе с наличностью. Безусловно, это предполагает большую ответственность такого сотрудника.

Законодательством РФ регламентирован список должностей, предусматривающих полную материальную ответственность, что означает обязанность соответствующего работника в полном размере компенсировать работодателю причиненный ущерб.

Кассир – должность, которая также относится к данному перечню.

Соответственно, сумма кассовой недостачи может полностью относиться на кассира, поскольку именно этот сотрудник организации отвечает за сохранность её наличности.

Такое правило устанавливается по Трудовому Кодексу РФ (конкретно – статья 242).

Кассир правомерно освобождается от обязанности компенсировать работодателю кассовую недостачу, если такое несоответствие возникло из-за факторов или обстоятельств, не зависящих от него.

К подобным обстоятельствам относятся форс-мажоры (например, хищения, ограбления), а также катастрофы и иные явления, ставшие прямыми причинами повреждения кассы.

Бухучет и проводки

Если в ходе инвентаризации выявлена недостача денежных средств кассы, то в бухгалтерском учете отражаются соответствующие проводки.

Счета бухучета для отражения недостачи, которая выявлена по кассе, выбираются в зависимости от того, каким образом списывается несоответствие.

Величина недостачи кассовой наличности, причиненной виновными действиями ответственного сотрудника (кассира), не учитывается для целей налогообложения прибыли.

Если работодатель требовал возмещения данной суммы через суд, соответствующие судебные издержки организации могут законно относиться на внереализационные затраты.

Что касается бухучета недостачи, то его специфика будет зависеть от виновности кассира и характера возмещения (списания) соответствующего ущерба.

Если сотрудник компенсировал полную сумму обнаруженной недостачи, её величину учитывают следующим образом:

Операция (описание)	Дебет	Кредит
Кассовая недостача обнаружена в определенном размере	94	50
Сумма выявленного несоответствия относится на виновника	73/2	94
Компенсация ущерба виновником	70	73/2

Если работодатель освобождает виновного сотрудника от обязанности компенсировать выявленное при инвентаризации кассовое несоответствие, сумма такой недостачи становится безвозвратным ущербом и списывается в следующем порядке:

Если вина кассира расследованием не подтверждается, ущерб переносится на финансовые итоги хозяйствующего субъекта и признается по статье его внереализационных затрат, учитываемых для налогообложения:

Операция (описание)	Дебет	Кредит
Кассовая недостача обнаружена в определенном размере	94	50
Недостача списывается без установления виновника	91/2	94

Как избежать?

Чтобы не допустить возникновения кассовых несоответствий, руководство компании должно предпринять все возможное для профилактики вероятных причин недостач:

• Корректно организовать и оборудовать помещение кассы.
• Внимательно относиться к подбору, проверке, инструктажу кассиров.
• Минимизировать внешние воздействия со стороны природных и иных факторов, способных повредить кассу.
• Обеспечить надежную охрану кассового помещения и денежных ящиков.
• Придерживаться строгих норм и принципов кассовой дисциплины.

Полезное видео

О порядке учета недостачи при инвентаризации и какими проводками отражается, подробно рассказано в данном видео:

Выводы

Кассир организации является материально-ответственным субъектом. Именно он полностью компенсирует кассовую недостачу.

Катастрофы и форс-мажоры, которые привели к утрате/недостаче наличности, рассматриваются как исключения, позволяющие кассиру освободиться от выплаты ущерба.

Недостачи часто обнаруживаются при кассовых инвентаризациях. Факты их выявления и возмещения корректно документируются, а также подлежат бухучету. Виновники ущерба определяются путем расследований.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 467-43-31 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+7 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Источник: http://praktibuh.ru/buhuchet/denezhnye-sredstva/nalichnye/uchet/nedostacha-v-kasse.html

Когда обязательно проводить инвентаризацию кассы и наличных денежных средств – сроки и документы

Как и любые другие активы хозяйствующего субъекта, кассовая наличность также является объектом инвентаризации. Порядок её осуществления регламентируется для предприятий, работающих в юрисдикции РФ, рядом нормативно-правовых актов.

Проверка кассы должна выполняться согласно правилам, предусмотренным этими документами. Как, кем и когда проводится инвентаризация кассы? Какими официальными бумагами оформляются её итоги? Все эти вопросы следует рассмотреть более детально.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

Каковы основные функции процедуры?

Инвентаризация кассы предприятия предполагает ревизию следующих ключевых направлений:

• Соблюдение компанией установленного лимита по величине остатка кассовой наличности на конец дня.
• Оформление с кассирами соглашений о полной материальной ответственности. Проверка актуальности и корректности составления таких договоров.
• Неукоснительное следование порядку заполнения кассовой книги.
• Наличие денежных средств. Выявление расхождений между реальным остатком наличных денег и сведениями учета наличности. Выяснение причин и определение виновников возникновения недостачи или излишка.
• Принятие ответственными сотрудниками нужных мер по обеспечению сохранности кассовой наличности.
• Корректность отнесения сумм израсходованных наличных денежных средств на соответствующие статьи затрат. Особое внимание уделяется надлежащему целевому назначению выплат, произведенных из кассы. Это могут быть хозяйственные цели, командировочные издержки, выдача сотрудникам зарплаты.
• Своевременность и полнота принятия, документального оформления, бухгалтерского учетаналичных денег, поступающих в кассу.
• Правильность заполнения и ведения первичных кассовых документов (ордеров) и сводных регистров учета наличности.

Проверка кассы является обязательной процедурой для любого хозяйствующего субъекта, осуществляющего входящие и исходящие транзакции с наличностью.

Она проводится коллегиальной структурой – инвентаризационной комиссией, задачи, состав и полномочия которой утверждаются руководителем.

В какие сроки проводят плановую – периодичность

Плановая ревизия наличных денег кассы предприятия выполняется в ситуациях, предусмотренных общеобязательными нормативными документами.

Сроки осуществления такой проверки, порядок её проведения заранее регламентируются учетной политикой и иными распорядительными актами хозяйствующего субъекта.

Периодичность инвентаризации кассы предопределяется причинами её выполнения. Как правило, такая проверка осуществляется на предприятии не реже одного раза в месяц.

Ревизия наличных денежных средств и ценных бумаг, хранящихся в кассе предприятия, обязательно проводится в следующих ситуациях:

• Активы организации передаются в аренду, реализуются, выкупаются.
• Составляется финансовая (бухгалтерская) отчетность за год.
• При смене материально-ответственного лица (на момент приема-передачи кассы).
• Установлены факты совершения злонамеренных действий (порча, растрата, хищение, ограбление) в отношении кассы организации.
• Катастрофы, стихийные бедствия, иные форс-мажоры и чрезвычайные ситуации, которые могли привести к ущербу для кассы.
• Хозяйствующий субъект реорганизуется или ликвидируется, что обуславливает необходимость формирования разделительного/ликвидационного баланса.
• Прочие основания, предусмотренные отечественным законодательством (например, указаниями и инструкциями Минфина РФ).

Когда часто должна производиться внеплановая обязательная проверка?

Внеплановая проверка кассовой наличности обычно выполняется в организации по принципу внезапности, то есть неожиданно для самого сотрудника, лично отвечающего за ведение кассы.

Основная цель подобной ревизии – контроль профессиональной компетентности и добропорядочности кассира.

Когда внеплановые инвентаризации обязательны для проведения:

• выяснение причин выявленного нарушения, допущенного при ведении кассы;
• реагирование на законные требования контрольно-надзорных, следственных, ревизионных органов;
• ужесточение системы кассового контроля внутри организации.

Периодичность и сроки выполнения внеплановых проверок кассы на предприятии четко не определены общеобязательными нормами действующего законодательства.

В данном распорядительном акте обязательно указывается причина (основание) для реализации такого контрольного мероприятия.

Кто проверяет наличные денежные средства?

Любая проверка кассы предприятия осуществляется его внутренней структурой – специальной инвентаризационной комиссией. Как правило, такая комиссия действует в организации на постоянной основе.

Состав комиссии и ее полномочия утверждаются особым распорядительным актом руководства организации.

Кроме того, законодательством предусматривается возможность создания на предприятии, так называемых, рабочих ревизионных комиссий, осуществляющих значительный объем работ по одновременной проверке активов и обязательств компании.

Деятельность рабочей ревизионной комиссии хозяйствующего субъекта также регламентируется соответствующим приказом руководителя.

В комиссию по инвентаризации денежных средств кассы предприятия обычно включаются следующие лица:

• представители руководства;
• сотрудники бухгалтерии;
• работники подразделения организации, осуществляющего финансовый контроль и внутренний аудит;
• независимые аудиторы (специалисты компаний, предоставляющих услуги аудита), если существует необходимость (целесообразность) их привлечения;
• работники отдела безопасности предприятия;
• специалисты иных подразделений организации (по необходимости).

Если конкретный состав такой комиссии утвержден приказом руководства, то отсутствие одного участника является основанием для отклонения результатов её работы.

Что изучается?

Проверка кассы предусматривает контроль следующих аспектов соблюдения кассовой дисциплины:

• Правильность бухгалтерского учета кассовых транзакций, корректность формирования корреспонденции счетов.
• Легальность совершаемых транзакций в рамках одной сделки.
• Хранится ли чековая книжка за пределами кассы.
• Присутствуют ли подписи главного бухгалтера и руководителя на чеках, которые пока еще не были заполнены.
• Своевременность и правильность оформления кассовых бумаг.
• Своевременность и полнота возврата (депонирования) остатка невыплаченной зарплаты на банковский счет.
• Обоснованность и документальное подтверждение произведенных кассовых записей.
• Соответствует ли дата совершения сделки по данным расходного ордера и кассы.
• Использовалась ли израсходованная наличность по целевому назначению.
• Соблюдение лимита по остаткуналичных денежных средств.
• Прочие моменты, имеющие существенное значение.

Порядок проведения

Проверка кассовой наличности подразумевает определенную последовательность действий, предусмотренную общеобязательным порядком и логикой инвентаризации.

Так, к началу данной процедуры в распоряжение ревизионной комиссии предоставляется вся актуальная документация, удостоверяющая поступление/расходование наличности.

Кассиры предприятия, которые являются субъектами с материальной ответственностью, в письменной форме подтверждают, что все нужные бумаги переданы проверяющим, имеющиеся наличные денежные средства полностью приняты и оформлены, а израсходованные (выданные) средства надлежащим образом списаны и учтены.

Уполномоченная комиссия пересчитывает кассовую наличность.

Полученная сумма сопоставляется с документально подтвержденными сведениями кассового учета.

Кроме того, обязательной ревизии подлежит информация ККТ предприятия.

Инвентаризация наличных денег предприятия проводится уполномоченной комиссией в соответствии со следующими методическими правилами:

• Фактическое присутствие в составе комиссии всех её утвержденных участников. Это необходимое условие для признания итогов ревизии.
• Любые бумаги, составляемые в процессе и по окончании инвентаризации, заполняются минимум в двух экземплярах. Это касается всех описей, протоколов, актов.
• Кассиры – по сути, материально ответственные субъекты – обязательно участвуют в процедуре пересчета кассовой наличности.
• Инвентаризационная документация подписывается всеми участниками комиссии, а также ответственными кассирами. Ошибки и помарки не допускаются – их необходимо корректно исправлять (неверные записи перечеркиваются с последующим проставлением правильных формулировок над ними). Исправления заверяются всеми участниками комиссии.

Инвентаризационный акт, составленный по результатам проведенной проверки, содержит сведения о реальном и учетном остатках кассовой наличности.

По итогам сопоставления этих данных делается вывод о полном их соответствии или о наличии расхождений – как в большую (излишек), так и в меньшую (недостача) сторону. В акте приводится список всех участников комиссии, имеются их подписи.

Информация о проведенной ревизии направляется главному бухгалтеру, а также руководителю, который принимает нужные решения.

Соответствие реальных и учетных сведений, подтвержденное инвентаризацией, свидетельствует о качественной работе кассира и правильном ведении кассовых транзакций.

Обнаружение излишка/недостачи указывает на наличие проблем, требующих скорейшего устранения. Выявленные расхождения по кассовому остатку подлежат адекватному бухучету. Причины обнаруженных несоответствий выясняются и отражаются в акте проверки.

Документальное оформление

Проверка кассы хозяйствующего субъекта сопровождается оформлением ряда обязательных документов.

Как документально оформить инвентаризацию, чтобы правильно ее провести:

• Приказ руководства о выполнении инвентаризации кассы и утверждении состава ревизионной комиссии.
• Опись денежных бумаг кассы и БСО.
• Опись кассовой наличности (помогает установить факт соответствия или расхождения между фактом и учетом).
• Ведомость, в которой фиксируются обнаруженные несоответствия между реальным кассовым остатком и данными учета наличности.
• Инвентаризационный акт, обобщающий итоги проведенной ревизии (стандарт ИНВ-15).

Полезное видео

О бухгалтерском учете и порядке проведения инвентаризации кассы, подробно рассказано в данном видео:

Выводы

Данная процедура подразумевает контроль правильности учета наличности и оформления документов, выявление возможных нарушений в сфере ведения кассовых транзакций, а также оценку качества работы кассиров, являющихся материально ответственными субъектами.

Показательным итогом такой инвентаризации считается подтверждение соответствия или выявление расхождений между реальным кассовым остатком и сведениями учета наличности.

Обнаружение излишков/недостач требует бухучета, документального оформления, а также принятия руководством надлежащих мер.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 467-43-31 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+7 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Источник: http://praktibuh.ru/buhuchet/denezhnye-sredstva/nalichnye/uchet/inventarizatsiya-kassy.html

Важные правила проведения инвентаризации кассы – образцы документов и таблица с проводками в 2020 году

Инвентаризация наличных денежных средств – обязательная процедура, которая проверяет достоверность учета операций, выявляет ошибки и дает возможность контроля за ценностями в кассе. Определены два вида процедуры: плановая и внеплановая ревизия.

Плановая инвентаризация в отношении наличных денег кассы проводится в соответствии с требованием правовых актов. Внеплановая ревизия должна проводиться в момент, когда этого не ожидает ответственное лицо, что позволит проверить добросовестность и компетентность человека, отвечающего за работу с кассой.

Важно! Проводится инвентаризация специальной комиссией. Если же требуется провести проверку большого объема данных, то созывается несколько комиссий, которые параллельно выполняют свои обязательства.

• представители администрации организации;
• работник отдела бухгалтерии;
• сотрудники, представляющие службу внутреннего аудита, либо приглашенные из сторонних аудиторских компаний;
• иные сотрудники по уставу компании (в обязательном порядке должен присутствовать сотрудник службы безопасности).

Проводится инвентаризация кассы в следующих ситуациях:

• количество средств в кассе не соответствует данным в документах;
• окончание календарного года;
• преобразования внутри организации;
• смена кассира (как составляется акт о приеме-передачи денег кассы);
• форс-мажор.

Пошаговое документальное оформление

Оформление документов регулируется «Порядком ведения кассовых операций». Правовой акт должен составляться руководством предприятия, который будет определять порядок реализации проведения процедуры. Обязательное условие – создание комиссии с определенным составом, куда могут входить не только представители компании в независимости от занимаемой должности, но и сторонние специалисты.

Поэтапный пошаговый порядок инвентаризации кассы:

• Шаг 1. Передача комиссии расходных и приходных документов, на их основе будет проводиться проверка. Случаи поступления или выбывания средств из кассы и передачи документации должны быть подтверждены подписями материально ответственных лиц (кассиров).
• Шаг 2. Пересчет денежных средств в кассе. Полученная сумма должна соответствовать цифрам из документов. Для получения достоверной и полной информации, также снимаются данные из памяти кассовых аппаратов.
• Шаг 3. Составление акта инвентаризации ИНВ-15.

Проведенная проверка считается действительной только в том случае, если:

1. Комиссия присутствовала в полном составе.
2. Описи и акты предоставляются более чем в двух экземплярах.
3. При пересчете средств наличных денежных средств должны присутствовать материально ответственные лица.
4. Акт о проведении инвентаризации ИНВ-15 должен быть подписан всеми лицами, имеющими отношение к процедуре.
5. Акт ИНВ-15 не должен содержать ошибок, исправлений или неверных данных, в таком случае документ не будет иметь юридической силы.

Вердикт проведенной инвентаризации может быть одним из двух:

При первом варианте нет необходимости что-либо предпринимать. Если же были найдены лишние деньги, либо недостачи, то потребуется найти причину и устранить последствия. При наличии в кассе лишних денег, они будут учитываться как прочий доход, с которого также придется заплатить налоги в государственную казну. При наличии недостачи ее размер будет выплачиваться ответственным лицом.

Важно! Причины недостачи или излишек должны заноситься в самом акте инвентаризации, но уже на втором листе.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Какие документы заполняются

Законодательство Российской Федерации определяет, что каждая организация должна проводить проверки хозяйственной деятельности компании. Для этого составляется комиссия, ее состав утверждается соответствующими внутренними актами организации.

Инвентаризация кассы сопровождается оформлением следующих документов:

1. Инвентаризационная опись бланков строгой отчетности и денежных документов. Бумага потребуется для получения итогов проверки документации. Деньги, как и финансовые документы, должны храниться в кассе. Бумаги помогут выявить наличие отличий в указанных данных и фактического наличия средств.
2. Инвентаризационная опись наличных денежных средств. Документ покажет, есть ли различия в документации и фактическом наличии денег. Если будут найдены какие-либо несоответствия, то все сведения по ним должны предоставляться в бумаге.
3. Ведомость расхождений по результатам инвентаризации. Оформляется только в том случае, если были найдены несоответствия. Каждый объект учета должен характеризоваться в количественном и стоимостном выражении.
4. Акт о результатах инвентаризации. Комиссия выносит вердикт, прикрепляя к нему все бумаги, которые помогут составить полноценную картину ситуации.

Учет результатов инвентаризации (излишки и недостача)

Для подведения итогов и вывода, оформляются результаты проверки инвентаризации кассы, составляется «Акт инвентаризации наличных денежных средств». Бланк акта должен оформляться по форме ИНВ-15. Второй составляемый акт «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности», который соответствует форме ИНВ-16.

Образец заполнения ИНВ-15:

Скачать пример заполнения бланка ИНВ-15 – excel.

Оба акты должны иметься минимум в двух экземплярах (один для бухгалтерии, а второй для ответственного за кассу лица), каждый из которых должен быть подписан всеми заинтересованными лицами.

Если ответственных лиц несколько, то для каждого из них составляется отдельный документ. А при передаче кассы от одного лица к другому, потребуется третий экземпляр описи. Если же проверка была внеплановой, то составляется «Акт о проверке наличных денежных средств кассы», применяется форма КМ-9.

При наличии несоответствий данных журнала, необходимо указать размер расхождений, после чего потребуется определить причину. Недостачи и излишки без исключений записываются в журнал кассира, а после и в «Акт о переводе показаний суммирующихся денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины», если используется ККТ.

Если виновным в недостаче оказывается кассир, то с его зарплаты должна быть удержана необходимая сумма для покрытия задолженности. В том случае, если кассир не является виновным, средства списываются с баланса организации. Решение о взыскании принимается руководством.

Важно! Любой кассир не имеет права хранить в кассе сторонние ценности, потому что недостача абсолютно равна по значимости избытку, за что сотрудник или ответственное лицо понесет дисциплинарное наказание.

Таблица с проводками по учету излишков и недостачи

Номер	Содержание операции	Дт	Кт
1	Излишки средств	50	91/1
2	Недостача средств	94	50
3	Списание недостачи на ответственное лицо	73/2	94
4	Внесение недостающей суммы в кассу ответственным лицом	50	73/2
5	Удержание недостающих средств из заработной платы ответственного лица для покрытия недостачи	70	73/2
6	Списана сумма недостачи, если суд не назначил взыскания с ответственного лица	91/2	73/3

При правильном проведении инвентаризации, процедура поможет контролировать передвижение денег в кассе. К подобным вопросам руководство должно подходить ответственно и серьезно, так как они помогают вести финансовые дела организации в полном порядке и соответствии законодательству страны.

Источник: http://buhland.ru/inventarizacia-kassy/