Акты недостачи тмц

Торг-2

В случае обнаружения повреждения грузов (товаров) при приходе от поставщика и/или несоответствия грузов товаротранспортным документам приёмка приостанавливается до прибытия представителя Поклажедателя. Хранитель обязан незамедлительно вызвать представителя Поклажедателя по телефону (——)_——— для участия в приёмке груза. Выявленные повреждения/несоответствия оформляются Актом об установленном расхождении по количеству и качеству ТМЦ при приёмке товарно-материальных ценностей (бланк ТОРГ-2, утвержден постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 года №132), а в товаротранспортных документах делаются соответствующие отметки. Акт по форме ТОРГ-2 подписывается уполномоченными представителями Сторон и представителем перевозчика. Акт по форме ТОРГ-2 должен быть составлен в 4-х экземплярах и подписан Перевозчиком. Один экземпляр заполненный по форме Акта ТОРГ-2 остается у Хранителя, второй экземпляр передается Перевозчику, третий и четвертый прекрепляется к Акту МХ-1 и передается представителю Поклажедателя.

Образец акта недостачи товара или ТМЦ при приемке на склад, Форма Торг-2

Источник: http://skladoiskatel.ru/akt-nedostachi-tovara-pri-priemke-na-sklad-torg-2/

Акт о недостаче товара при приемке в 2020 году

Приемка товара является довольно важной процедурой. Она требует пристального внимания от сотрудников, принимающих продукцию, так как от них помимо самой приемки также требуется проконтролировать качество товара и соответствие количества. При несоответствии фактических данных с теми, что указаны в документах, составляется акт о недостаче товара при приемке.

Для чего нужен акт о недостаче товара

Данный документ необходим для фиксации несоответствия товаров при их доставке с полным их описанием и количеством. Сравнение фактических данных производят с данными, записанными в накладных. Данный документ требуется для следующих целей:

  1. Для статистики, так как позволяет определить уровень организации, а также работу администрации компании и иных работников. Если в организации установлены строгие и четкие правила работы, то все процессы будут контролироваться должным образом, а значит и потери будут сведены к минимуму.
  2. Для отражения сумм убытков, понесенных компанией и подлежащую компенсации для поддержания баланса. Данный документ также применяется при подготовке отчетности.

Важно! Если при приемке товара от поставщика была обнаружена недостача, то составляется акт о недостаче. Данный документ передается поставщику для объяснения причины произошедшего, а также компенсации (денежными средствами, продукцией). Правильное составление данного акта позволит защитить интересы пострадавшей стороны в случае судебных разбирательств.

Проверку товара при приемке следует проводить в присутствии сотрудников транспортной компании или в присутствии представителей поставщика. Возникнуть недостача может по разным причинам, например:

  • по вине поставщика (отгрузил меньшее количество);
  • порча товара при транспортировке, нарушение правил упаковки;
  • в случае поставки некомплектного товара.

Составление акта недостачи позволяет взыскать с виновного денежную компенсацию и решить иные спорные вопросы с продавцом.

Как составить акт о недостаче товара при приемке

Акт о недостаче товара можно составить по унифицированной форме (ТОРГ-2 и ТОРГ-3), либо по форме, самостоятельно разработанной компанией. При разработке своей формы можно использовать за образец указанные унифицированные бланки. Самостоятельно разработанный бланк должен быть утвержден в учетной политике компании.

Заполняя акт о недостаче необходимо помнить о том, какие обязательные графы он должен в себя включать:

  • дата составления акта, место составления;
  • члены комиссии, выявившие недостачу;
  • товар, который подлежал проверке;
  • сведения о перевозчике;
  • информация о ТС, наличии/отсутствии пломб на контейнерах для перевозки;
  • условия хранения;
  • недостача (описывается наименование и количество недостающего товара);
  • стоимость (в том числе НДС).

После в акте можно указать таблицу, в которой будут указываться расхождения в количестве товара. Указывается количество мест, масса, фактически поступившая продукция и расхождения. После заполняется таблица, в которой фиксируется количество товара по документам поставщика и по факту. При этом указывается следующая информация:

  • наименование товара;
  • наименование, код по ОКЕИ ед.изм.;
  • количество товара по документам поставщика (артикул, сорт, количество, цена и общая стоимость);
  • количество товара по факту (артикул, сорт, количество, цена и общая стоимость);
  • брак и бой (при наличии);
  • отклонение (недостача, излишки).

Под таблицей может быть указано, как именно проводились измерения количества товара, а также подробно описаны все обнаруженные дефекты.

Важно! Акт заверяется лицами, осуществляющими приемку товара и обнаружившими недостачу. Для организации это должно быть не менее трех человек, а для ИП – один.

Составляется акт в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, где проводится сверка данных и заверение документа, а второй направляется поставщику по почте или через интернет. Но экземпляров документа может быть и больше – по числу задействованных сторон. Например, для поставщика, для покупателя и для транспортной компании.

Претензия к акту о недостаче товара

К акту о недостаче следует приложить претензию, в которой будут указаны возможные способы решения проблемы. Выражаться они могут в следующем:

  • требование о доставки оплаченного и указанного в накладной товара;
  • согласие на то количество продукции, которое было получено при условии возврата разницы денежными средствами;
  • требование о возврате всей денежной суммы в случае отказа от всей партии товара.

Кто составляет акт о недостаче товара при приемке

Как правило за приемку товарных ценностей отвечают кладовщики, если в компании есть данная единица. В том случае, если фирма не крупная, и поставка нерегулярная, то эта обязанность может возлагаться на иного сотрудника. При этом с сотрудником, принимающим данные ценности и отвечающим за их хранение, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. В его должностной инструкции должны быть прописаны данные обязанности.

Читайте так же:  Сокращение работника пенсионера

Заполняя документ, ответственный сотрудник должен придерживаться следующих правил:

  1. Подготовить распечатку нужной формы документа.
  2. Определить точное количество недостачи (причем указываются не только не поставленные позиции, то и не полностью укомплектованные).
  3. Заполняют акт в присутствии второй стороны.
  4. Вместе с актом составляют претензию, в которой предлагаются возможные способы решения проблемы.
  5. Если поставщиков несколько, то акт составляется на каждого из них отдельно.

Сроки составления акта о недостаче и претензии поставщику

Важно! Поставщику акт следует направить в достаточно короткие сроки. В противном случае поставщик имеет право отказаться от выполнения требований по претензии.

Подготовить акт о недостаче товара необходимо в тот же день, когда эта недостача была обнаружена. Если в тот же день сделать это невозможно, то акт должен быть составлен не позднее следующего дня. Это можно сделать и без участия представителей транспортной компании (если они отказались от участия). Кроме того, представители транспортной компании могут отказаться ставить свою подпись на документе. В этом случае потребуется изложить основания для отказа. После того, как акт будет составлен, в товарной накладной проставляется отметка о подобных действиях. Читайте также статью ⇒ ЧТО ДЕЛАТЬ ПРИ НЕДОСТАЧЕ ПРИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ В 2020 ГОДУ

Учет недостачи товара у покупателя и поставщика

Если недостачу обнаружил покупатель, то сумма претензий, предъявляемых продавцу, отражается по дебету счета 76.2 «Расчеты по претензиям» и кредиту 60 счета «Расчеты с поставщиками». К учету принимают только то количество продукции, которая фактически была поставлена. Если разница будет установлена уже после принятия продукции к учету, то данные нужно будет изменить.

Продавцу в случае обнаружения недостачи при приемке товара нужно будет сделать запись о стоимости фактически поставленных товаров. Сложности могут возникнуть в том случае, если недостача была обнаружена уже после приемки товара. В этом случае порядок действий будет зависеть от того, когда была обнаружена недостача:

Когда обнаружена недостача Что делать
Недостача выявлена в конце отчетного периода, но в текущем календарном году В этом случае потребуется определить излишне начисленные прибыль, налоги и себестоимость.
Недостача выявлена уже в следующем году При таких обстоятельствах отчетность за прошедший год уже может быть сдана в контролирующие органы. Завышение доходов организации о продажи придется изменить путем отражения данной суммы в прочих расходах, а себестоимость – через доходы. Изменения вносятся датой начала претензии.

Важно! Поставщик для отражения недостачи своей поставки не применяет 76.2 счет. Задолженность до даты признания претензии будет отражаться на 62 счете «Расчеты с покупателями».

Какие еще документы могут быть составлены при приемке товара

Принимая товарные ценности, уполномоченный сотрудник должен проводить проверку их количества и качества. По результатам проверки составляется один из следующих документов:

  1. Акт приемки составляется в том случае, если не было выявлено каких-либо несоответствий и нареканий.
  2. Акт возврата составляется в случае выявления порчи всей продукции, либо большей ее части.
  3. Акт о недостаче заполняется при недопоставке.
  4. Акт об излишках составляется в том случае, если покупатель хочет забрать излишки себе.

Все документы должны составляться по строгим нормам. При этом четко указываются причины составления документа.

Источник: http://buhland.ru/akt-o-nedostache-tovara-pri-priemke/

Как составить акт о недостаче

В деятельности любого предприятия есть такая статья прихода, как закупка товарно-материальных ценностей у сторонних организаций.

При обнаружении излишков товара или его недостаточности данный факт фиксируется документально. Составление акта о сумме выявленной недостачи ТМЦ входит в компетенцию кладовщика или иного уполномоченного на прием товара сотрудника. Данный бланк также используется при обнаружении недостачи при ревизии хранящихся в организации ценностей.

Случаи, когда составляется акт

ТМЦ всегда принимаются и хранятся сотрудниками, которые по документам несут ответственность за их приемку и дальнейшую сохранность. С такими сотрудниками организации заключают договоры о полной материальной ответственности. Такой договор наделяет работника рядом полномочий, но в то же время и увеличивает до максимума степень ответственности.

При приемке товарных ценностей уполномоченный работник обязан проверить их количество и качество, а по их результату составляется:

  1. Акт приемки, если никаких несоответствий не выявлено и нареканий нет.
  2. Акт возврата, при выявлении порчи всей поставленной продукции или большей его части.
  3. Акт о недостаче, в случае недопоставки.
  4. Акт об обнаруженных излишках, если принимающая сторона желает забрать лишнее себе.

Любой документ составляется по строго установленным нормам, с четким указанием причины его написания и письменным свидетельствованием обеих сторон.

Акт о недостаче – это документ, который составляется в различных случаях:

  1. Принимаемая партия товара не соответствует количественному параметру, прописанному в товарной накладной.
  2. Ревизионная комиссия обнаруживает разногласия между указанными в перечне остатками товара и действительному количеству на складе или в ином помещении при инвентаризации.
  3. Обнаружена недостаточность денег в кассе организации или в банковском пакете.

Акт о недостаче может выражаться в различных единицах измерениях: вес, штуки, денежные суммы.

Кто составляет документ

Обычно приемкой товарных ценностей занимаются кладовщики, если, конечно, такая единица в организации введена. Если фирма небольшая, а поставка ТМЦ не регулярна и берется только для собственных нужд, то такая обязанность может быть возложена на любого другого работника. Главное, что человек, который принимает ценности и отвечает за их хранение, отличается следующим:

Читайте так же:  Алименты после признания отцовства

  1. В его должностной инструкции прописаны четкие указания о наличии у него таких обязательств.
  2. С ним заключен договор о полной материальной ответственности.

При отсутствии уполномоченного на приемку работника его обязанности выполняет тот сотрудник, который по должности обязан его замещать.

Такие строгие правила позволяют наладить учет ТМЦ и иметь возможность впоследствии строго спросить за выявленные несоответствия.

Документ о недостаче составляет именно ответственный работник, чаще всего это:

  1. Кладовщик.
  2. Кассир.
  3. Специально назначенная ревизионная комиссия.

В отличие от кладовщика и кассира полномочия комиссии непостоянны, они ограничены не только временем, но и пространством. Комиссия назначается для проверки ТМЦ на складе или денежных средств в кассе или проверки наличия оборудования и в иных случаях, но в строгих пределах.

Правила оформления

Кладовщик или иное ответственное лицо при приемке товара обязан тщательно сверить все прописанные в ТТН позиции с их реальным отгружаемым количеством. До того как ТМЦ будут сверены по количеству и качеству подпись о приеме товара в ТТН не проставляется.

Если получатель смог обнаружить недостачу или выявить порчу части доставленной продукции, то он должен придерживаться следующих правил оформления:

  1. Распечатать нужную форму документа.
  2. Определиться с точным количеством недостачи. В бланк можно включать не только отсутствующие позиции, но и те, что неполно укомплектованы.
  3. Бланк заполняется только в присутствии второй стороны представителя.
  4. Вместе с актом о недостаче составляется претензия, в которой получатель указывает возможные пути решения проблемы.
  5. Если поставщиков одновременно несколько, то документ выписывается на каждого представителя отдельно.

При наличии разногласий по поводу количества или качества, приглашаются иные представители, например, транспортной компании.

Форма и содержание

Существует несколько различных форм актов недостаточности ТМЦ:

  1. ТОРГ-2, самый распространенный бланк, применяется при обнаружении несоответствий ценностей при приемке. Пишется в четырех экземплярах.
  2. ТОРГ-3 понадобится тем организациям, которые сотрудничают с зарубежными организациями и закупают товары у них. Заполнение производится в пяти экземплярах.
  3. ТОРГ-12 совмещает в себя две функции – перечисляет ТМЦ, которые необходимо вернуть из-за несоответствия качества или их излишка, а также одновременно приводят перечень недостающих ценностей.

Каждый из них заполняется с учетом индивидуальных особенностей, но с большего все три бланка имеют много общего.

При заполнении бланка необходимо указать:

  1. Название принимающей организации, от имени которой документ составляется.
  2. Юридический и фактический адрес, телефоны для связи.
  3. Основание для приемки, указывается номер и дата ТТН, по которой осуществлялась приемка.
  4. Номер формы и дата ее заполнения.
  5. Место приемки.
  6. Реквизиты фирмы-поставщика, грузоотправителя или иных посредников.
  7. Данные договора поставки.
  8. Откуда прибыл товар.
  9. Дату и время прибытия ТМЦ.
  10. В таблицу сначала вносят все данные с ТТН, а затем прописывают расхождения, с обязательным указанием упаковки и количественного исчисления.
  11. На второй странице фиксируются методы, которые позволили обнаружить несоответствия, например взвешивание, замер и т.д.
  12. Указать все обнаруженные дефекты, если речь идет не только о полном отсутствии.

Сам бланк подписывается кладовщиком и представителем поставщика, а затем утверждается подписями главного бухгалтера и директора предприятия.

Источник: http://znatoktruda.ru/otvetstvennost/akt-o-nedostache/

Акт о сумме выявленной недостачи тмц

Решение о проверке

Организация обязана реализовывать внутренний контроль над своей деятельностью. Порядок такого контроля фиксируется в учетной политике, в том числе и как происходит процесс проверки кассы, имущества, финансовых обязательств и других активов, пассивов.

Когда руководитель принимает решение начать инвентаризацию, издается приказ ИНВ-22 с указанием причин и сроков этого процесса.

Также отдельным приказом должна быть утверждена комиссия, которая будет проводить ревизию. В ней обязательно должны быть представители руководства и бухгалтерии. В состав могут также включаться внутренний или внешний аудитор, экономист, менеджер, работник службы безопасности и другие лица.

Однажды утвержденная комиссия, если все ее члены остались на своих должностях, может проводить и следующие проверки, без издания нового приказа. В случае большого размаха проверок можно сформировать еще дополнительные рабочие комиссии.

Если это малая фирма, то руководитель вправе самостоятельно провести ревизию без образования комиссии, вся ответственность возлагается на него.

При осуществлении своей деятельности все входящие в эту группу должны присутствовать на месте, иначе ее выводы могут быть признаны недействительными.

Процесс инвентаризации кассы

Затем идет собственно подсчет ценностей в кассе и сверка этого с тем, что имеется по бухучету.

Количество денежных документов (талоны на топливо, почтовые марки и прочие) и бланков строгой отчетности (пассажирские билеты на транспорт, туристические путевки и др.) считается по каждому типу бланка, месту хранения и ответственному за эти бланки работнику. Фактическое наличие БСО сверяют с данными журнала, где их регистрируют.

На основании этих данных составляется сличительная ведомость (по классификатору бухгалтерской документации — форма 0504086), где отображается предполагаемое и реальное количеством бланков и денежных документов.

По аналогии считается сумма денег в кассе и вносится цифрами и прописью в инвентаризационную опись (0504088) с указанием последних ордеров.

Если обнаруживается отклонение от учета, то разницу вносят в ведомость расхождений по результатам инвентаризации (0504092). По ее данным составляется акт инвентаризации денежных средств ИНВ-15, а для БСО — ИНВ-16.

Что еще может стать объектом проверки

Вместе с подсчетом ценностей могут проверить и правильность оформления следующих документов:

В тех случаях, когда дело идет о кассах, в которых для работы с населением используют ККМ, то инвентаризация начинается с проверки работоспособности техники и наличия всей нужной документации на каждую единицу.

Читайте так же:  Обжалование снятие и погашение дисциплинарных взысканий

Далее фактический остаток в кассе сверяется с результатами на контрольной ленте. Несоответствия фиксируются в журнале кассира-операциониста и в акте КМ-1. Для оформления результатов применяется форма КМ-9.

Оформление

Заполненная лицевая сторона акта ИНВ-15 выглядит так.

В эту часть вносятся следующие реквизиты и данные:

Читайте так же: Образец заполнения инвентаризации основных средств

  • ОКУД — код бланка в классификаторе бухгалтерских документов;
  • ОКПО – индивидуальный номер, присваиваемый организации Росстатом;
  • код вида деятельности предприятия по классификатору ОКВЭД-2;
  • наименование проверяемой организации;
  • отдел, в котором будет проводиться инвентаризация;
  • какой документ послужил причиной проведения ревизии (приказ, постановление, распоряжение) и дата его принятия;
  • номер акта и дата составления;
  • расписка кассира о предоставлении комиссии всех документов и о том, что все поступившие ценности, за которые данное лицо ответственно, были оприходованы, а выбывшие — списаны;
  • сумма денег и денежных документов в кассе по результатам подсчета комиссии;
  • сумма ценностей, которая должна быть по данным бухучета;
  • размер отклонения фактического наличия ценностей от бухучета в большую или меньшую сторону;
  • номера последних оформленных ордеров;
  • подписи членов комиссии с указанием должностей, фамилий и инициалов;
  • подпись проверяемого кассира о согласии с представленными в акте суммами.

Вторая половина документа находится на оборотной стороне.

На оборотной стороне нужно отразить такие сведения:

  • по какой причине образовались отклонения, за подписью лица, отвечающего за кассу;
  • что решено руководителем организации по компенсации данного нарушения;
  • дата и подпись председателя комиссии.

Документы для скачивания (бесплатно)

  • Бланк формы ИНВ-15
  • Образец формы ИНВ-15

Форма составляется в двух экземплярах: один — главбуху, второй — кассиру. В случае смены ответственных лиц нужно подготовить три экземпляра: один — главбуху, второй — сдающему кассу, третий — принимающему ее.

Итоги инвентаризации

Результат ревизии может совпасть с бухучетом, а может образоваться излишек или недостача. В последнем случае руководитель вправе обязать виновного сотрудника возместить этот ущерб или списать его на прочие расходы, если нет вины кассира.

Видео (кликните для воспроизведения).

Обнаруженные излишки также считаются нарушением, в частности, недопустимо, когда личные деньги сотрудников хранятся в кассе. Эти суммы изымаются, оприходуются комиссией и вносятся в акт.

В зависимости от результатов делают проводки:

  • излишек заносится в дебет 50 счета «касса» в корреспонденции с субсчетом 91.1 «прочие доходы»;
  • недостачи учитываются по дебету 94 счета в корреспонденции с 50;
  • списываются недостачи по дебету 73 счета в корреспонденции с 94, в случае, если недостача будет компенсирована провинившимся сотрудником;
  • если же вины ответственного лица нет, то недостача вносится в дебет субсчета 91.2 «прочие расходы» в корреспонденции с 94 счетом.

Таким образом, проведенная инвентаризация позволяет вовремя вскрывать проблемы и устранять их. Другим важным результатом является повышение уровня дисциплинированности людей на ответственных должностях.

Как происходит инвентаризация денежных средств, можно узнать из данного видео.

Рекомендуем другие статьи по теме

Как составить акт о недостаче

В деятельности любого предприятия есть такая статья прихода, как закупка товарно-материальных ценностей у сторонних организаций.

ТМЦ закупаются и принимаются по особой процедуре с соблюдением установленных правил и норм.

При обнаружении излишков товара или его недостаточности данный факт фиксируется документально. Составление акта о сумме выявленной недостачи ТМЦ входит в компетенцию кладовщика или иного уполномоченного на прием товара сотрудника.

Коротко о партионном учете на предприятиях

От того, какой метод складского учета выбран компанией, зависит алгоритм оформления бумаг. Партией товара являются:

  • однородная продукция, прибывшая на хранение по одному транспортному документу;
  • товары, привезенные одним видом транспорта, число сопроводительных транспортных документов роли не играет;
  • принадлежащие к одной номенклатуры ТМЦ, которые поступили на складское хранение с несколькими транспортными бумагами от одного партнера-поставщика и при этом никаких разниц по показателям обнаружено не было.

Алгоритм работы с ТМЦ и документацией при партионном учете:

  • в журнал поступивших ТМЦ кладовщик заносит данные о каждой партии товара, пришедшей на склад, присваивает ей номер (совпадает с номером п/п в журнале);
  • для каждой партии заводится партионная карта по форме МХ-10 (2 экземпляра), в нее вносят информацию о приходе и отпуске товаров;
  • МХ-10 закрывается, когда вся партия будет отпущена со склада, и заполняется акт по форме МХ-11 (когда есть расхождения по приходу и расходу показателей ТМЦ из одной партии).

Важно! Заполняет документы материально ответственное лицо (далее — МОЛ). Обычно это кладовщик.


Источник: http://okd1.ru/yuridicheskie-uslugi/akt-o-summe-vyyavlennoj-nedostachi-tmcz/

Акт о недостаче товара

В процессе приемки товаров может быть обнаружена их недостача. Она может быть вызвана как ошибкой поставщика (к примеру, недовложение), так и пропажей товаров в процессе транспортировки. В любом случае, оприходовать покупатель должен фактически поступившее количество товаров, а на недостающее количество составить соответствующий акт. Этот акт в дальнейшем будет являться основанием для урегулирования возможных претензий с поставщиком и транспортной компанией. О том, как можно оформить такой акт, расскажем в нашей консультации.

Акт недостачи при приемке товара: бланк

Единой, обязательной к применению формы акта о выявленной недостаче товара нет. Поэтому организация может разработать такой акт самостоятельно, взяв за основу, к примеру, форму № ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132). Какой бы вариант акта организация ни выбрала, важно обеспечить наличие в форме такой первички обязательных реквизитов (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ):

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
Читайте так же:  Уклонист от призыва в армию

— наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление;

  • подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов.

Как правило, акт будет подписываться организацией-покупателем и представителями транспортной организации. Конечно, было бы лучше привлечь к подписанию акта и представителя продавца, если есть такая возможность, а также включить в состав лиц, составивших акт, представителя независимой организации. Соответственно, и количество экземпляров необходимо столько, сколько задействовано сторон. Обычно такой акт составляется в 3 экземплярах – для покупателя, продавца и транспортной организации.

Форму применяемого организацией акта о выявленной недостаче товара необходимо закрепить в Учетной политике в целях бухгалтерского учета.

Пример бланка акта недостачи товара при приемке скачать можно по ссылке ниже.

Приведем также для акта о недостаче товара при приемке образец его заполнения:

Источник: http://glavkniga.ru/forms/426

Акт о недостаче товара при инвентаризации

Акт о недостаче товара при инвентаризации, образец которого можно скачать ниже, является одним из средств для отражения разницы между фактическим наличием товара и тем значением, которое указано в документах.

Использование

Типовой формы такого документа не существует. Поэтому, прежде чем приступать к заполнению, необходимо утвердить эту форму в учетной политике организации отдельным приказом руководителя.

Однако в некоторых ситуациях без отдельного акта о недостаче товара при инвентаризации не обойтись. Например, акт о результатах инвентаризации (по форме 0504835) не оформлен либо недоступен, а необходимо срочно обратиться в правоохранительные органы.

Однако использование отдельного акта о недостаче товара при инвентаризации – исключительный шаг, который используют в качестве страховки ответственности некоторых сотрудников, не более. К особо важной документации его никак не отнести. Все же инвентаризационную опись нужно сохранять единой, не разделяя ее на отдельные куски, как сделано в прикрепленном выше образце бланка.

Подготовка

Перед тем как приступить к формированию акта, необходимо созвать комиссию. Она должна включать в себя не менее трех человек. Чаще всего ими являются сотрудники организации. Замечательно, если все они состоят в комиссии по инвентаризации. Так не будет расхождений в определении ответственных за предоставленную информацию лиц.

Важность такого первичного документа, как акт о недостаче, сложно переоценить. На его основании формируются многие последующие документы, так что представленные данные должны быть достоверны. Об этом должны быть предупреждены лица, которые ставят свои подписи. Этим они подтверждают подлинность представленной информации.

Элементы

Как и во всех официальных документах, в акте обязательно должны быть реквизиты организации: наименование, ИНН, КПП. В верхней части также прописываются номер, название акта и дата его подписания. Без этих определяющих данных документ не будет иметь юридической силы, впрочем, так же как и без подписей в конце.

Конкретная же фактическая информация о недостаче должна содержаться в основной части акта о недостаче товара при инвентаризации.

Удобнее расположить все в виде нескольких пунктов, при этом:

  • Первый пункт посвящен данным об организации.
  • Во втором перечисляются члены комиссии. Их должно быть не менее трех. Если это сотрудники организации, то, помимо ФИО, обязательно указание их должностей.
  • Также во втором пункте указывается ссылка на накладную. Фиксируются ее дата, номер счета-фактуры, по которому она выписана. При наличии в этом же пункте указывается место, в котором должен был находиться товар.
  • Третий пункт посвящен таре и упаковке товара. Важно отметить, была ли нарушена упаковка при первичном осмотре. Возможно, это обстоятельство поможет определить виновных в сложившейся ситуации. Однако о хищении или каких-либо злоупотреблениях сотрудников говорить рано.
  • Четвертый пункт содержит подробное описание товара по артикулам, представленное в виде таблицы.

Последний пункт акта является основным. На нем необходимо остановиться подробнее.

Таблица

Описание товара представляет собой шесть столбцов. В каждой строке описывается отдельное наименование недостачи. По возможности заполняются все графы. Все они являются принципиально важными при дальнейшей оценке нанесенного недостачей ущерба. Такая таблица наверняка станет отменным подспорьем главному бухгалтеру организации и его подчиненным.

Столбцы таблицы имеют следующие наименования:

  • Артикул. Здесь указывается одно число. Под ним товар проходит по накладным, счетам-фактурам и встречается в прочих первичных документах. Это его опознавательный знак.
  • Единица измерения. Код по ОКЕИ в этом документе не требуется, достаточно указания кг, м и пр.
  • Цена с НДС. Имеется в виду цена за единицу товара.
  • Данные, указанные в документах. Здесь прописывается, сколько единиц товара и по какой цене фактически ожидалось учесть при инвентаризации. Какие значения были указаны в сопровождающей документации.
  • Информация о фактических показателях товара: сколько единиц товара было подсчитано; в какую цену, включая НДС, они фактически обходятся. В этой и предыдущей графах указывается общая сумма, за весь товар.
  • Разница – самая важная графа. Она поделена на две части: количество и сумму. В первой необходимо указать разницу между фактическим количеством и количеством по документам. Во втором – разницу в сумме.

В конце таблицы подводятся ее итоги. Прописью выводится общая сумма недостачи. Если организация работает с НДС, то он прописывается отдельно. Хотя налог и включен в общую сумму недостачи.

Завершают акт подписи членов комиссии. Первым подписывается председатель, если он был выбран, за ним – все остальные.

Читайте так же:  Дисциплинарная ответственность должностных лиц таможенных органов

Для того чтобы акт о недостаче товара при инвентаризации имел необходимую юридическую силу, поставить свои подписи должны все члены комиссии в количестве не менее трех человек.

Юридические тонкости

Стоит иметь в виду, что без принятия в учетную политику организации отдельным приказом руководителя этот документ не будет означать ровным счетом ничего.

Обычно акт о недостаче составляется при приемке товара от поставщика. Эта бумага составлена на его основе. Важно иметь в виду, что для отражения результатов инвентаризации существует более удобная форма 0504835. Она общепринята, ее использование поощряется.

Срок хранения

Акт о недостаче товара при инвентаризации относится к документации по ведению производственно-хозяйственной деятельности и сохраняется в течение 5 лет. Естественно, если он не является одним из «улик» при возникновении судебных споров, различных разногласий между контрагентами, следственных дел и прочих запутанных юридических вопросов. Уничтожить их можно будет, только если решение по поднятому вопросу вынесено и обжалованию не подлежит.

Источник: http://assistentus.ru/forma/akt-o-nedostache-tovara-pri-inventarizacii/

Примеры грамотных объяснительных записок при выявлении недостачи после инвентаризации товаров и денег кассы

На предприятиях практически любого вида периодически проводятся различные проверки и инвентаризации. В ходе проведения подобных мероприятий может быть выявлена недостача.

При возникновении подобных ситуаций работодатель вправе потребовать от сотрудника, ответственного за сохранность ценностей, письменных объяснений. Порядок оформления такой документации имеет ряд особенностей.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

Объяснение причин недостачи, выявленной при инвентаризации?

Основной целью оформления объяснительной считается изложение причины недостачи, которая была выявлена в ходе проведения инвентаризации.

Для того чтобы максимально снизить вероятность привлечения сотрудника к ответственности, он должен доказать, что не имеет отношения к нарушению и недостача возникла не по его вине.

Чаще всего причинами недостачи являются следующие факторы:

  • преднамеренное/непреднамеренное совершение материально-ответственным лицом противозаконный действий (хищение, порча имущества);
  • противоправное проникновение в место хранения материальных ценностей лица, не имеющего доступа к данному месту;
  • присутствие ошибок и недочетов в документации.

Кроме этого часто сотрудники при составлении объяснительной указывают такую причину недостачи, как естественная убыль. При возникновении подобных обстоятельств должен соблюдаться определенный установленный предел.

Не менее часто встречается воздействие человеческого фактора. Он может заключаться в пересорте, внесении ошибочных данных в документы учета и т.д.

При оформлении документации объяснительного характера работнику следует как можно подробнее изложить причину недостачи.

Как написать в отношении товаров на складе — образец

Недостача такого характера может возникать в процессе приемки товара от поставщика, а также в результате проведения соответствующих проверок.

В первом случае о возникновении такой ситуации необходимо указать не только работодателю, но и самому поставщику.

Порядок оформления недостачи ТМЦ, выявленной при инвентаризации, описан здесь.

Структура объяснительной должна выглядеть следующим образом.

  • Шапка. Наименование работодателя, инициалы руководителя, являющегося получателем документа.
  • Полное наименование объяснительной — пишется в середине строки.
  • Дата составления записки, ее порядковый номер.
  • Основная часть. Описание причине недостачи. Если в результате ее выявления работник не принял товар от поставщика, этот момент также отражается в данном пункте.
  • Инициалы, должность, подпись работника.

Скачать образец объяснительной записки при недостаче товаров на складе – word.

о недостаче товаров на складе

Я, Углов Д.А., 12 июня 2019 года проводил пересчет товара на складе. В результате работы я обнаружил недостачу электрооборудования — количество присутствующего товара не соответствует количеству, указанному в имеющейся документации.

Предполагаю, что причиной недостачи могло послужить проникновение на склад посторонних лиц. Для подтверждения этой версии предлагаю потребовать у сотрудников охраны записи с камер видеонаблюдения. Я никакого отношения к недостаче не имею, поэтому утверждаю, что моей вины в выявленном нарушении нет.

Пример записки по факту нехватки денег в кассе

В случае выявления недостачи денег в кассе также как и в предыдущей ситуации, материально-ответственным лицом оформляется объяснительная записка.

Структура документа в каждом случае одинакова — различаются лишь причины возникновения проблемы.

Скачать образец объяснительной записки при недостачи денег в кассе – word.

Объяснительная о недостаче денег в кассе

15 июня 2019 года в компании была проведена инвентаризация, в результате которой специалистами, ее проводящими, была обнаружена недостача денег в кассе — 50000 р.

Предполагаю, что она возникла по причине того, что 12 июня мною была выдана аналогичная сумма сотруднику отдела кадров, Зимину А.А. Расходный ордер при этом оформлен не был. Выдача денег была произведена по доверенности, составленной главным бухгалтером Ивановой М.В.

Выводы

Оформление объяснительной — неотъемлемый этап расследования недостачи С помощью документа данного образца определяется возможная причина возникновения проблемы.

От грамотности составления бумаги зависит многое, в том числе дальнейший ход развития событий. При написании объяснительной материально-ответственное лицо должно быть предельно честным.

Сокрытие информации может привести к привлечению ответственности. При оформлении документа не нужно пользоваться какой-либо унифицированной формой, достаточно придерживаться делового стиля повествования.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 467-43-31 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

8 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://azbukaprav.com/mat-otv/nedostacha/obyasnitelnaya-mol.html

Акты недостачи тмц
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here