Акт инвентаризации недостача

Акт о результатах инвентаризации. Форма 0504835

Согласно Приказу Минфина от 30 марта 2015 года №52н инвентаризационный процесс происходит во всех организациях по определенному алгоритму. Результатом этой деятельности становится ряд документов. Главный из них, завершающий и подводящий итоги, – акт о результатах инвентаризации.

Механизм прохождения

Начинается все с приказа руководителя (формы ИНВ-22) о начале прохождения этой процедуры. Выбирается комиссия. Она может состоять как из руководителей учреждения, так и из привлеченных аудиторов или простых сотрудников компании, специалистов по измерениям чего-либо и пр.

Каждое материально ответственное лицо предварительно составляет расписку в том, что материальные ценности, находящиеся под его контролем, классифицированы, а затем списаны либо оприходованы (и переданы для инвентаризации). Сотрудники делают это согласно п. 2.4 Приказа Минфина от 13.06.1995 г. №49.

Комиссия приступает к процессу в назначенный день. Все лица, которые перечислены в приказе, должны при этом присутствовать, иначе всё мероприятие может быть признано недействительным со всеми вытекающими последствиями.

Элементы документа

Бумага основывается на данных сличительных ведомостей (описей) и состоит их трех частей:

Шапка документа. Включает код ОКУД, число заполнения, название учреждения.

Тело акта. В нем содержатся данные о членах комиссии, непосредственно учтенных объектах, сроках.

Заключительная часть. В ней указаны подписи каждого из членов комиссии с расшифровкой и указанием занимаемых должностей.

Важный момент! Ведомость расхождений формы 0504835 составляется только при том варианте развития событий, если были обнаружены какие-либо излишки или недостача. При полном соответствии нужды в составлении ведомости нет.

Какие активы (ценности) инвентаризируются

Каждая разновидность ценностей предполагает составление акта соответствующей формы. Это описано в пункте 1.2 Постановления Госкомстата от 18.08.98. Итак, выделяют:

• Основные средства. Акт будет составлен по форме ИНВ-1.
• Товары. ИНВ-3.
• Нематериальные активы. Товарные знаки, программы и пр. ИНВ-1а.
• Материалы, отдельные элементы товаров.
• Деньги. Как наличные, так и размещенные на банковских депозитных счетах.
• Долговое содержимое учреждения.

За каждую единицу, подлежащую проверке, отвечает назначенное материально ответственное лицо (МОЛ). Обычно сотрудник берет на себя обязательства материальной ответственности, устраиваясь на работу и заключая соответствующий договор.

Принципиально важно! Информация о фактическом состоянии материальных и других средств заносится в акт минимум в 2 экземплярах.

Члены комиссии могут использовать все доступные способы (оговоренные в Методических рекомендациях), которые дают информацию о проверяемых объектах, их количестве и качестве.

Причины расхождений

Если фактическое наличие объектов при подсчете не совпадает с документально зафиксированным, то причиной этому может быть:

• Бракованная продукция, которую вовремя не списали.
• Пересортица.
• При нормативном методе учета – погрешности при соблюдении технологических норм списания.
• Допущение ошибок при принятии на учет либо списании.
• Кражи.

В каждом конкретном случае при расхождении следует составлять ведомость расхождений и принимать меры по приведению в соответствие реальной и документальной информации.

Сопутствующие документы

Бумага не будет иметь силу без:

• Приказа руководства о начале формирования комиссии. В нем подробно прописаны объекты проверки, дата (или даты начала и окончания), место и участвующие лица.
• Инвентаризационной описи. Подробности по каждой позиции никогда не будут лишними.
• Сличительной ведомости. Она является своеобразным приложением к предыдущему документу.

Кем утверждается, где регистрируется

Помимо подписи состава комиссии, акт обязательно должен «закрепить» своей подписью руководитель организации. Приказ, который содержит список членов комиссии, обязательно заносится в специальную книгу контроля за выполнением приказов учреждения.

Если в учреждении маленький штат и небольшое количество материальных и других ценностей, участвующих в деятельности, то допускается использование присутствующей ревизионной комиссии.

Если допущена ошибка

Исправления в уже составленной бумаге допустимы, но они производятся особым образом. Неверные данные зачеркиваются, а над ними пишутся верные. Потом каждый из членов комиссии и материально ответственное лицо должны поставить рядом с этим исправлением свою подпись в знак того, что они в курсе и согласны с исправлением.

Недопустимо оставлять какие-либо строки документа пустыми. Если бумага содержит больше строк, чем нужно, то лишние после завершения процесса зачеркиваются.

В случае длительных проверок

Если комиссия работает с перерывами (ночь, обед и пр.), то вся документация во время ее отсутствия должна быть заперта в сейф или шкаф без возможности постороннего доступа. Помещение, в котором проходил процесс и должен продолжаться, обычно опечатывают на ночное время суток.

Контроль

Инвентаризация сама по себе – форма контроля. Но после её окончания возможно проведение контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. Состав участников при этом может лишь расшириться.

Начинать такую проверку можно строго до срыва печатей с помещения, где проводился первичный учёт ресурсов.

Итоги специальных контрольных проверок бывают оформлены в виде акта о контрольной проверке правильности проведения (ф ИНВ-24) и подлежат регистрации в книге учета контрольных проверок правильности проведения процесса.

Также в больших учреждениях могут проводиться внеплановые мероприятия, связанные с выборочным учетом материальных ценностей. Что касается сроков, то проверка реализуется в любой период по усмотрению руководителя.

Где отражаются расхождения

Бухучет обязан содержать данные обо всех видах проверок. Причем отчетный период должен включать дату (или даты) инвентаризации, проходившей в это время.

Помимо составления ведомости расхождений по результатам инвентаризации, понадобится ещё занесение документа в общий бухучет в программе 1С.

Источник: http://assistentus.ru/forma/0504835-akt-o-rezultatah-inventarizacii/

Примеры грамотных объяснительных записок при выявлении недостачи после инвентаризации товаров и денег кассы

На предприятиях практически любого вида периодически проводятся различные проверки и инвентаризации. В ходе проведения подобных мероприятий может быть выявлена недостача.

При возникновении подобных ситуаций работодатель вправе потребовать от сотрудника, ответственного за сохранность ценностей, письменных объяснений. Порядок оформления такой документации имеет ряд особенностей.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

Объяснение причин недостачи, выявленной при инвентаризации?

Основной целью оформления объяснительной считается изложение причины недостачи, которая была выявлена в ходе проведения инвентаризации.

Для того чтобы максимально снизить вероятность привлечения сотрудника к ответственности, он должен доказать, что не имеет отношения к нарушению и недостача возникла не по его вине.

Чаще всего причинами недостачи являются следующие факторы:

• преднамеренное/непреднамеренное совершение материально-ответственным лицом противозаконный действий (хищение, порча имущества);
• противоправное проникновение в место хранения материальных ценностей лица, не имеющего доступа к данному месту;
• присутствие ошибок и недочетов в документации.

Кроме этого часто сотрудники при составлении объяснительной указывают такую причину недостачи, как естественная убыль. При возникновении подобных обстоятельств должен соблюдаться определенный установленный предел.

Не менее часто встречается воздействие человеческого фактора. Он может заключаться в пересорте, внесении ошибочных данных в документы учета и т.д.

При оформлении документации объяснительного характера работнику следует как можно подробнее изложить причину недостачи.

Как написать в отношении товаров на складе — образец

Недостача такого характера может возникать в процессе приемки товара от поставщика, а также в результате проведения соответствующих проверок.

В первом случае о возникновении такой ситуации необходимо указать не только работодателю, но и самому поставщику.

Порядок оформления недостачи ТМЦ, выявленной при инвентаризации, описан здесь.

Структура объяснительной должна выглядеть следующим образом.

• Шапка. Наименование работодателя, инициалы руководителя, являющегося получателем документа.
• Полное наименование объяснительной — пишется в середине строки.
• Дата составления записки, ее порядковый номер.
• Основная часть. Описание причине недостачи. Если в результате ее выявления работник не принял товар от поставщика, этот момент также отражается в данном пункте.
• Инициалы, должность, подпись работника.

Скачать образец объяснительной записки при недостаче товаров на складе – word.

о недостаче товаров на складе

Я, Углов Д.А., 12 июня 2019 года проводил пересчет товара на складе. В результате работы я обнаружил недостачу электрооборудования — количество присутствующего товара не соответствует количеству, указанному в имеющейся документации.

Предполагаю, что причиной недостачи могло послужить проникновение на склад посторонних лиц. Для подтверждения этой версии предлагаю потребовать у сотрудников охраны записи с камер видеонаблюдения. Я никакого отношения к недостаче не имею, поэтому утверждаю, что моей вины в выявленном нарушении нет.

Пример записки по факту нехватки денег в кассе

В случае выявления недостачи денег в кассе также как и в предыдущей ситуации, материально-ответственным лицом оформляется объяснительная записка.

Структура документа в каждом случае одинакова — различаются лишь причины возникновения проблемы.

Скачать образец объяснительной записки при недостачи денег в кассе – word.

Объяснительная о недостаче денег в кассе

15 июня 2019 года в компании была проведена инвентаризация, в результате которой специалистами, ее проводящими, была обнаружена недостача денег в кассе — 50000 р.

Предполагаю, что она возникла по причине того, что 12 июня мною была выдана аналогичная сумма сотруднику отдела кадров, Зимину А.А. Расходный ордер при этом оформлен не был. Выдача денег была произведена по доверенности, составленной главным бухгалтером Ивановой М.В.

Выводы

Оформление объяснительной — неотъемлемый этап расследования недостачи С помощью документа данного образца определяется возможная причина возникновения проблемы.

От грамотности составления бумаги зависит многое, в том числе дальнейший ход развития событий. При написании объяснительной материально-ответственное лицо должно быть предельно честным.

Сокрытие информации может привести к привлечению ответственности. При оформлении документа не нужно пользоваться какой-либо унифицированной формой, достаточно придерживаться делового стиля повествования.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 467-43-31 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

8 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Источник: http://azbukaprav.com/mat-otv/nedostacha/obyasnitelnaya-mol.html

Акт о недостаче товара при инвентаризации

Акт о недостаче товара при инвентаризации, образец которого можно скачать ниже, является одним из средств для отражения разницы между фактическим наличием товара и тем значением, которое указано в документах.

Использование

Типовой формы такого документа не существует. Поэтому, прежде чем приступать к заполнению, необходимо утвердить эту форму в учетной политике организации отдельным приказом руководителя.

Однако в некоторых ситуациях без отдельного акта о недостаче товара при инвентаризации не обойтись. Например, акт о результатах инвентаризации (по форме 0504835) не оформлен либо недоступен, а необходимо срочно обратиться в правоохранительные органы.

Однако использование отдельного акта о недостаче товара при инвентаризации – исключительный шаг, который используют в качестве страховки ответственности некоторых сотрудников, не более. К особо важной документации его никак не отнести. Все же инвентаризационную опись нужно сохранять единой, не разделяя ее на отдельные куски, как сделано в прикрепленном выше образце бланка.

Подготовка

Перед тем как приступить к формированию акта, необходимо созвать комиссию. Она должна включать в себя не менее трех человек. Чаще всего ими являются сотрудники организации. Замечательно, если все они состоят в комиссии по инвентаризации. Так не будет расхождений в определении ответственных за предоставленную информацию лиц.

Важность такого первичного документа, как акт о недостаче, сложно переоценить. На его основании формируются многие последующие документы, так что представленные данные должны быть достоверны. Об этом должны быть предупреждены лица, которые ставят свои подписи. Этим они подтверждают подлинность представленной информации.

Элементы

Как и во всех официальных документах, в акте обязательно должны быть реквизиты организации: наименование, ИНН, КПП. В верхней части также прописываются номер, название акта и дата его подписания. Без этих определяющих данных документ не будет иметь юридической силы, впрочем, так же как и без подписей в конце.

Конкретная же фактическая информация о недостаче должна содержаться в основной части акта о недостаче товара при инвентаризации.

Удобнее расположить все в виде нескольких пунктов, при этом:

• Первый пункт посвящен данным об организации.
• Во втором перечисляются члены комиссии. Их должно быть не менее трех. Если это сотрудники организации, то, помимо ФИО, обязательно указание их должностей.
• Также во втором пункте указывается ссылка на накладную. Фиксируются ее дата, номер счета-фактуры, по которому она выписана. При наличии в этом же пункте указывается место, в котором должен был находиться товар.
• Третий пункт посвящен таре и упаковке товара. Важно отметить, была ли нарушена упаковка при первичном осмотре. Возможно, это обстоятельство поможет определить виновных в сложившейся ситуации. Однако о хищении или каких-либо злоупотреблениях сотрудников говорить рано.
• Четвертый пункт содержит подробное описание товара по артикулам, представленное в виде таблицы.

Последний пункт акта является основным. На нем необходимо остановиться подробнее.

Таблица

Описание товара представляет собой шесть столбцов. В каждой строке описывается отдельное наименование недостачи. По возможности заполняются все графы. Все они являются принципиально важными при дальнейшей оценке нанесенного недостачей ущерба. Такая таблица наверняка станет отменным подспорьем главному бухгалтеру организации и его подчиненным.

Столбцы таблицы имеют следующие наименования:

• Артикул. Здесь указывается одно число. Под ним товар проходит по накладным, счетам-фактурам и встречается в прочих первичных документах. Это его опознавательный знак.
• Единица измерения. Код по ОКЕИ в этом документе не требуется, достаточно указания кг, м и пр.
• Цена с НДС. Имеется в виду цена за единицу товара.
• Данные, указанные в документах. Здесь прописывается, сколько единиц товара и по какой цене фактически ожидалось учесть при инвентаризации. Какие значения были указаны в сопровождающей документации.
• Информация о фактических показателях товара: сколько единиц товара было подсчитано; в какую цену, включая НДС, они фактически обходятся. В этой и предыдущей графах указывается общая сумма, за весь товар.
• Разница – самая важная графа. Она поделена на две части: количество и сумму. В первой необходимо указать разницу между фактическим количеством и количеством по документам. Во втором – разницу в сумме.

В конце таблицы подводятся ее итоги. Прописью выводится общая сумма недостачи. Если организация работает с НДС, то он прописывается отдельно. Хотя налог и включен в общую сумму недостачи.

Завершают акт подписи членов комиссии. Первым подписывается председатель, если он был выбран, за ним – все остальные.

Для того чтобы акт о недостаче товара при инвентаризации имел необходимую юридическую силу, поставить свои подписи должны все члены комиссии в количестве не менее трех человек.

Юридические тонкости

Стоит иметь в виду, что без принятия в учетную политику организации отдельным приказом руководителя этот документ не будет означать ровным счетом ничего.

Обычно акт о недостаче составляется при приемке товара от поставщика. Эта бумага составлена на его основе. Важно иметь в виду, что для отражения результатов инвентаризации существует более удобная форма 0504835. Она общепринята, ее использование поощряется.

Срок хранения

Акт о недостаче товара при инвентаризации относится к документации по ведению производственно-хозяйственной деятельности и сохраняется в течение 5 лет. Естественно, если он не является одним из «улик» при возникновении судебных споров, различных разногласий между контрагентами, следственных дел и прочих запутанных юридических вопросов. Уничтожить их можно будет, только если решение по поднятому вопросу вынесено и обжалованию не подлежит.

Источник: http://assistentus.ru/forma/akt-o-nedostache-tovara-pri-inventarizacii/

Правила заполнения акта о недостаче, выявленной при инвентаризации товаров, денежных средств в кассе – образцы

На любом предприятии независимо от того, каким видом хозяйственной деятельности оно занимается, должен вестись строгий контроль соответствия количества материальных и денежных ценностей с имеющейся документацией.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

Назначение документа

В процессе инвентаризации может быть выявлена недостача. Это касается не только продуктовых магазинов, но и любого предприятия, складских помещений. Контролю и описи подлежат мебель, техника, трудовые книжки, документация.

Оформлять результат проведения инвентаризации в виде составления акта нужно только после того, как будет проведена полная ревизия.

Функции акта о недостаче следующие:

• Позволяет определить точную сумму убытка.
• Отображает сумму, которую руководитель может взыскать с материально-ответственного лица.
• Используется для составления отчетности.
• Позволяет определить уровень работы предприятия.

Если размер недостачи будет выше, чем допустимая норма, то в организации назначается служебная проверка для выявления виновного лица.

Как составить?

Для проведения инвентаризации товаров и денежных средств назначается комиссия, которая состоит из руководителя организации, бухгалтера и юриста.

Бланк должен быть заполнен в двух экземплярах.

Важно, чтобы все экземпляры содержали подписи материально-ответственного лица, бухгалтера и руководителя. Их отсутствие приведет к тому, что документ будет признан недействительным

При обнаружении нехватки товаров при инвентаризации

Чтобы подготовить акт о недостаче товаров, необходимо приложить документы, подтверждающие затраты. Это могут быть чеки на приобретение товара, договора поставки.

Законодательно разрешено использовать типовой бланк ИНВ-3, а можно заполнять форму, разработанную организацией. Но при этом в ней должны отражаться обязательные пункты.

Акт при выявлении недостачи товара заполняется следующим образом:

• В шапке документа указывается полное и сокращенное наименование организации. Прописывается контактный телефон и наименование подразделения.
• Далее заполняется табличка, расположенная справа. В ней указывается код по ОКПО и ОКВЭД. Далее проставляется дата составления документа.
• В основном поле указывается место, где проводилась инвентаризация. Например, это может быть складское помещение магазина. Акт можно составлять только после того, как комиссией будет проведена полная проверка.
• Если про инвентаризации обнаруживается брак или недостача груза, необходимо вызывать отправителя. Письмо отправляется по почте или факсу. Сведения об уведомлении отправителя должны быть указаны в акте.
• В тексте указываются реквизиты груза, а также номер договора страхования. Также должны быть вписаны все номера сопроводительных бумаг.
• Необходимо указать дату прибытия товара, разгрузки. Эту информацию можно получить из накладной.
• Далее заполняются сведения о поставке товара. В таблице должна быть прописана информация об упаковке, весе груза.
• В следующей табличке прописываются фактические данные и прописываются все несоответствия.

Далее описываются дефекты и причины, по которым они могли получиться.

Скачать образец заполнения

Скачать образец типовой формы инвентаризационной описи товаров ИНВ-3 — excel

Скачать пример заполнения в свободной форме акта о недостаче товара, обнаруженной при ревизии – word.

При выявлении недостачи денежных средств в кассе

По факту проверки денежных средств в кассе всегда составляется акт по форме ИНВ-15.

Особенности заполнения бланка при выявлении недостачи в кассе следующие:

Пример оформления

Скачать образец акта при выявлении в ходе инвентаризации недостачи денежных средств в кассе – word.

Полезное видео

О порядке проведения инвентаризации, учете излишков, недостач и на каких счетах отображается, подробно рассказано в данном видео:

Выводы

Акт будет признан действительным только в том случае, если будет подписан всеми участниками инвентаризации.

Это должны быть все члены комиссии, утверждающие форму, материально-ответственное лицо, руководитель организации.

Составление данного бланка при инвентаризации товаров и денежных средств необходимо, чтобы в дальнейшем взыскать с материально-ответственного лица ущерб.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 467-43-31 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

8 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Источник: http://azbukaprav.com/mat-otv/nedostacha/akt-o-nedostache.html

Акт о недостаче товара при инвентаризации. Образец

Сличительная проверка, которая является частью учетной работы, проводимой каждым хозяйствующим субъектом, должна быть подробно и аккуратно задокументирована. Если в процессе проверки зафиксированы расхождения реального количества учитываемых объектов с их количеством в учете, проверяющие составляют акт о недостаче товара при инвентаризации.

Скачать образец заполнения акта инвентаризации товарно-материальных ценностей

Какую форму акта о недостаче выбрать

Специальной формы акта, оформляющего недостачу товара при сличительной проверке, нет. Поэтому хозяйствующие субъекты самостоятельно разрабатывают ее, ориентируясь на собственные потребности. Разработанный образец акта закрепляется в учетной политике.

Удобной формой акта оформления недостачи товара при инвентаризации является документ, соединяющий в себе сведения из двух унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

• описи ИНВ-3;
• сличительной ведомости ИНВ-19.

Составленному документу присваивается название «Акт инвентаризации товаров».

Как заполнить акт инвентаризации товаров

В акте инвентаризации товаров указываются реквизиты хозяйствующего субъекта, проводящего сличительную проверку, а также все реквизиты самого мониторинга: что послужило основанием проверки, дата начала проверки, состав комиссии и согласие инспектируемых лиц.

В табличной части акта инвентаризации товаров указываются наименование товаров, их учетное и фактическое количество, цена и стоимость. В случае несовпадения этих данных разница включается в соответствующую графу акта. При недостаче товара при инвентаризации заполняются количественные и суммовые показатели графы «недостачи».

В обязательном порядке суммируются итоги.

Правильность зафиксированных в акте данных подтверждается подписями всех членов комиссии и инспектируемых лиц. После этого фактически наличествующие товары принимаются под ответственность инспектируемым либо иным лицом, а сам акт передается для принятия решения руководителю.

Источник: http://glavkniga.ru/situations/s502756

Формы «ИНВ»

Формы «ИНВ»

Похожие публикации

Какими документами должна оформляться инвентаризация? Должны ли эти формы быть унифицированными, или их можно разработать самостоятельно? Какие требования при этом следует соблюдать? На все эти вопросы мы ответим в данной статье, а также приведем список унифицированных форм, предназначенных для оформления инвентаризационных мероприятий.

Документальное оформление инвентаризации

Инвентаризации подлежат все активы и обязательства фирмы, она проводится, чтобы выяснить, соответствует ли фактическое наличие объектов на предприятии тому, что указано в регистрах бухучета. В ряде случаев инвентаризация обязательна: при смене материально-ответственного лица, перед составлением годового баланса, при реорганизации, ликвидации и т.д. (п. 22 приказа Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).

Проведение инвентаризации должно быть оформлено документально. Для этого составляются соответствующие приказы, акты проведения инвентаризации, описи инвентаризационных объектов, сличительные ведомости, различные справки, журналы учета. Все документы о результатах инвентаризации составляются как минимум в двух экземплярах. Проверять наличие имущества комиссия должна только в присутствии материально-ответственных лиц.

Организация может использовать как унифицированные формы перечисленных документов, утвержденные Госкомстатом (постановления Госкомстата от 18.08.1998 № 88; от 27.03.2000 № 26), так и бланки инвентаризации, разработанные собственными силами.

Все применяемые формы «первички» по инвентаризации утверждаются руководителем фирмы и оформляются в виде приложения к учетной политике. При подготовке собственных бланков инвентаризационных документов нужно соблюдать требования п. 2 ст. 9 закона от 06.12.2011, согласно которым первичный бланк должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование («Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей», «Инвентаризационная опись основных средств» и т.п.),
• дата составления,
• название организации, составившей документ,
• содержание хозоперации и отражение единиц измерения, количества и стоимости, в данном случае это относится к объектам инвентаризации,
• должности ответственных лиц и их подписи с расшифровкой.

Можно взять за основу унифицированные формы акта инвентаризации и других документов, изменяя существующие в них строки, или добавляя новые, но все вышеперечисленные реквизиты инвентаризационной «первички» обязательно должны присутствовать.

Далее мы рассмотрим некоторые унифицированные формы, используемые при инвентаризационных мероприятиях.

Инвентаризационный акт и другие документы

Вначале руководитель организации издает приказ о проведении инвентаризации, в котором назначает инвентаризационную комиссию, состоящую из сотрудников. Приказ можно составить, используя унифицированную форму ИНВ-22.

При проведении инвентаризации основных средств ее итоги оформляются в документе «Инвентаризационная опись ОС» по форме ИНВ-1. Опись составляется по каждому месту хранения ОС, отдельно по собственному и арендованному имуществу. Экземпляр формы инвентаризации по арендованным ОС передается арендодателю.

Инвентаризационные описи предусмотрены также для нематериальных активов (ИНВ-1а), ТМЦ (ИНВ-3), для драгметаллов в составе различных приборов (ИНВ-8а), для ценных бумаг и БСО (ИНВ-16).

В форме акта оформляется инвентаризация наличных денег (ИНВ-15), ТМЦ (ИНВ-4, ИНВ-6), расчетов с дебиторами и кредиторами (ИНВ-17), расходов будущих периодов (ИНВ-11) и др.

Акты о проведении инвентаризации (образец приведен далее) и описи подписываются всеми членами комиссии, кроме того, в описях должны расписаться и лица, несущие материальную ответственность. Отсутствие подписей в документах может привести к тому, что результаты проведенной инвентаризации будут признаны недостоверными.

Инвентаризационный акт, образец которого приведен, составлен по форме ИНВ-1 для основных средств.

Если в ходе инвентаризации обнаруживается расхождение между данными бухучета и фактическим наличием ОС, или нематериальных активов, необходимо оформить сличительную ведомость (форма ИНВ-18). В ней указываются выявленные излишки или недостача. Комиссия запрашивает у материально-ответственных лиц объяснения о несоответствиях, полученных в ходе инвентаризации, и принимает решение о списании недостачи на издержки фирмы, либо о взыскании с виновных лиц. Излишки приходуются по действующим рыночным ценам.

По итогам проведенных инвентаризационных мероприятий составляется Ведомость учета результатов (форма ИНВ-26), в которой отражаются выявленные излишки и недостачи в разбивке по счетам бухучета. Ведомость подписывается руководителем, главным бухгалтером и председателем инвентаризационной комиссии.

Источник: http://spmag.ru/articles/formy-inv

Составляем акты о результатах инвентаризации

В реальной экономике не все владельцы бизнеса и просто руководители организаций задумываются о необходимости проведения инвентаризации имущества и обязательств предприятия в своих интересах или в соответствии с требованиями законодательства. Поскольку за непроведение обязательных контрольных мероприятий штраф не предусмотрен, многие, особенно малые предприятия, зачастую ее не проводят. Такие действия напрямую противоречат позиции государства, которое обязывает все хозяйствующие субъекты осуществлять учет и контроль достоверности бухгалтерской отчетности, что невозможно без внутренних контрольных мероприятий.

Основными нормативными документами, определяющими порядок проведения инвентаризации, являются:

1. Федеральный закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
2. Приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н (положение по ведению бухучета).
3. Приказ Минфина от 13.06.1995 № 49 (методические указания по сличению имущества и обязательств).

• объективно оценить порядок учета и хранения имущества;
• выявить возможные хищения и нарушения в учете;
• установить причины возникновения кредиторской и дебиторской задолженности;
• контролировать процесс управления активами, обязательствами и т.д.

Условие проведения: обязательное и инициативное

Регламент проведения определяется самим хозяйствующим субъектом, за исключением случаев, когда проведение такой проверки является обязательным. Случаи проведения обязательной проверки приводятся, например, в п. 27 Приказа Минфина № 34н. Так, в обязательном порядке состав и стоимость активов и задолженностей компании следует проверить:

• перед началом подготовки годовой бухгалтерской отчетности;
• в случаях хищения или порчи имущества, подозрений на злоупотребления;
• при смене материально-ответственного лица (далее — МОЛ);
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в случае стихийных бедствий (пожар, наводнение и другие случаи форс-мажора) и т.д.

Для подтверждения сохранности имущества, а также для сверки фактического наличия с данными, отраженными в учете, руководство организации может в любой момент инициировать проведение мониторинга в интересах собственника. Особенно актуально это для производственных и торговых компаний, случаи хищения на которых, к сожалению, не редки.

Объекты, подлежащие проверке

При проведении сличения данных может анализироваться наличие абсолютно разных активов и обязательств компании. Вот наиболее распространенные объекты (обязательства):

• основные средства (здания, сооружения, оборудование, транспорта, инвентарь и т.п.);
• нематериальные активы (исключительные права на программные продукты, товарные знаки и т.п.);
• товары;
• комплектующие и материалы;
• продукция;
• денежные средства (наличные, на счетах в кредитных организациях);
• размер и сроки задолженностей и обязательств.

За сохранность материальных объектов отвечают МОЛ: кладовщики на складах, кассиры, прочие ответственные лица. С такими работниками при приеме на работу подписывают договор о полной материальной ответственности за вверенное им имущество.

Порядок проведения

Решение о проведении сличения данных в любом случае принимает руководство организации. Это решение оформляется приказом, где указывается информация о проводимой проверке:

Бланк приказа можно скачать ниже.

Перед началом проверки МОЛ передают в бухгалтерию расписку о том, что все документы, подтверждающие приход и расход вверенного им имущества, переданы полностью (пункт 2.4 Приказа Минфина № 49). В процессе проведения составляются инвентаризационные описи, которые затем передаются в бухгалтерию для сверки фактических данных с учетными.
При обнаружении расхождений между фактическими и учетными данными выявляются причины расхождений. К ним могут относиться:

• пересортица товаров;
• не списанный своевременно брак;
• отклонения от технологических норм списания (при нормативном методе учета);
• ошибки при принятии и списании с учета;
• хищения, в т.ч. кражи.

По итогам проверки принимается решение об учете выявленных недостач, излишков. Выявленные излишки принимаются на учет, а недостачи либо взыскиваются с виновных лиц, либо, при невозможности списать с виновных, списываются на убытки.

Документальное оформление результатов проверки

В процессе проведения проверки фактического наличия объектов (обязательств) составляются документы контроля, различающиеся в зависимости от объекта. Организация вправе самостоятельно разработать формы документов контроля либо применять унифицированные формы, утвержденные Постановлением 88 Госкомстата.

• инвентаризационными описями, где отражается фактическое наличие и количество;
• сличительными ведомостями, где указываются расхождения между фактом и учетными данными.

Контроль ТМЦ, основных и денежных средств

Наличные денежные средства рекомендуется инвентаризировать чаще, в случае значительного движения средств. Для этого используется бланк акта проверки денежных средств в кассе.

Скачать бланк — акт инвентаризации кассы можно в приложении к статье. Там же — образец заполнения акта инвентаризации наличных денежных средств.

Контроль задолженности

Проверка обязательств проводится для определения текущей, просроченной задолженности, задолженности, нереальной к взысканию, среди:

• покупателей и поставщиков;
• кредиторов (дебиторов) и прочих лиц.

Результаты оформляются в письменном виде — см. Образец акта инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности.

Подробнее о нереальной к взысканию задолженности ликвидированных контрагентов, а также задолженности, по которой истек срок исковой давности, можно прочитать в ответе Минфина.

Контроль нематериальных активов

Происходит с оформлением формы ИНВ 1-а. Если будут выявлены расхождения по результатам проверки, составляется сличительная ведомость ИНВ-18.

Завершение

Источник: http://ppt.ru/forms/inventarizaciya/akt

Акт инвентаризации наличных денежных средств по форме ИНВ-15

Акт по форме ИНВ-15 – главный документ, который используется для фиксации результатов внезапной проверки хранящихся в кассе денежных средств или, говоря проще, инвентаризации кассовой наличности. Проверка эта может производиться как по требованию специалистов налоговой инспекции, так и по инициативе руководства организации, на основании специально изданного приказа.

Если инвентаризация происходит по необходимости, в связи со сменой материально-ответственного сотрудника, то данный документ составляется в трех экземплярах: по одному для бывшего и нового материально-ответственного лица, и третий – для бухгалтерии организации. Если это плановая проверка, то достаточно двух экземпляров.

Образец и пустой бланк формы ИНВ-15

Форма ИНВ-15 несложная, заполнение ее, как правило, не вызывает особых затруднений. Тем не менее, порой, специалисты без должного опыта сталкиваются с некоторыми непонятными моментами.

1 часть: реквизиты организации и дата проверки

Условно форму ИНВ-15 можно поделить на три части. Первая часть включает в себя все основные данные, касающиеся организационно-правового статуса компании, а также сведения, являющиеся обоснованием проведения данной проверки. То есть здесь нужно указать:

1. организационно-правовую форму организации (ИП, ООО, ЗАО);
2. полное название компании;
3. вид деятельности (шифр из ОКВЭД);
4. номер и дату приказа, который явился основанием для внезапной проверки; хранящейся в кассе наличности;
5. номер и дату составления данного акта по форме ИНВ 15, то есть актуальные сведения на фактическую дату проведения инвентаризации.

2 часть: расписка материально-ответственного лица и данные по результатам проверки

Следующая часть формы ИНВ-15 относится непосредственно к подсчету суммы средств в кассе. Но прежде материально-ответственное лицо, на которое возложена функция за контролем кассовой наличности и соблюдением установленных законом норм дает специальную расписку. Роспись ответственного лица будет свидетельствовать о том, что все приходники и расходники переданы в бухгалтерию, а наличные средства предприятия в полном объеме находятся на данный момент в кассе. Затем этот сотрудник должен от руки вписать в документ свою должность, поставить дату, подпись и расшифровку подписи.

Следующий этап — инвентаризационная комиссия в составе нескольких человек подсчитывает все финансовые средства в кассе и вносит данные сведения в бланк акта.

Здесь нужно обязательно сделать разделение средств по виду наличности: то есть в акт ИНВ-15 кроме подсчитанной суммы в виде наличных денег надо вписать марки, чеки, ценные бумаги и т.д. Все записи нужно вносить как в числовом виде, так и с полной письменной расшифровкой числового значения.

Чуть ниже вносятся данные о сумме наличных средств по результатам бухгалтерского учета. По идее, эти два значения должны совпадать, хотя иногда по ним встречаются и расхождения. Если выявлено несовпадение реальных и учетных данных, то есть недостача или излишек, их нужно также обязательно внести в акт инвентаризации в соответствующие разделы.

Затем нужно обязательно указать последние номера приходно-кассового ордера и расходно-кассового ордера, зарегистрированных до начала проверки.

3 часть: подписи инвентаризационной комиссии

К этой части относятся должностные данные всех участников проверочной комиссии с подписями и их расшифровкой. Здесь же, после ознакомления с полученными цифрами, снова должен расписаться материально-ответственный сотрудник, в присутствии которого и должна была проводиться вся процедура.

Внимание! Если в процессе проверки денежной наличности в кассе были выявлены какие-то расхождения между реальными суммами и теми, что зарегистрированы по бухгалтерскому учету, то это необходимо отразить на оборотной стороне акта формы ИНВ -15 с комментариями материально-ответственного лица. В комментариях ответственный сотрудник должен дать необходимые пояснения по установленному факту. На основании данного объяснения руководство предприятия, а также налоговые специалисты (если проверка проведена по их инициативе), принимают решение о том, как поступить с обнаруженными излишками или недостачей. Это решение также вписывается с обратной стороны бланка ИНВ-15 и заверяется подписью руководителя и печатью.

Коротко об основных моментах внезапной проверки средств, хранящихся в кассе

Инвентаризация может проводиться по нескольким причинам:

• выявление избытка или нехватки наличности в кассе;
• завершение календарного года;
• смена материально ответственного лица;
• ликвидация предприятия;
• форс-мажорные обстоятельства (пожары, затопления и пр.).

Проверка обязательно должна проводиться комиссией в составе нескольких сотрудников, а также в присутствии лица, которое несет ответственность за соблюдение норм хранения кассовой наличности. По итогам инвентаризации обязательно должен составляться соответствующий акт, с вынесением решения об устранении обнаруженных нарушений.

Источник: http://assistentus.ru/forma/inv-15-akt-inventarizacii-denezhnyh-sredstv/